Se vuoi che i tuoi webinar si svolgano senza intoppi, è indispensabile seguire una traccia.. Lo script rappresenta la scaletta – o traccia – di un webinar, che il conduttore seguirà durante l’evento online. Questo testo include una parte introduttiva, un corpo centrale – in cui verranno trattati i principali argomenti – ed una conclusione – che generalmente includerà una call-to-action. Oltre a queste componenti principali, uno script dovrebbe contenere linee guida aggiuntive per il relatore, domande per i partecipanti, informazioni di dettaglio per introdurre eventuali co-relatori o ospiti, la sequenza di apertura dei contenuti e delle sessioni di condivisione dello schermo.
Abbiamo identificato sei checkpoints per creare uno script efficace per i tuoi webinar:
- Definire gli obiettivi
- Definire il target
- Analizzare i contenuti
- Predisporre la bozza di script
- Revisionare la bozza di script
- Condurre un webinar di test
- Definire gli obiettivi
Se non individui con esattezza gli obiettivi del tuo webinar, sarà molto difficile ottenere uno script efficace. Quindi, la prima cosa da fare è porsi la domanda “cosa voglio ottenere da questo evento?”
Un webinar ben pianificato può essere utile per:
- ottenere nuovi contatti, stimolando la domanda per ii prodotti/servizi (non è necessario che si debbano vendere subito);
- informare (e soddisfare) i clienti lanciando nuovi prodotti/funzionalità/promozioni;
- fidelizzare i contatti esistenti, mantenendo elevato il loro interesse per determinati argomenti.
- Può rivelarsi utile anche presentare un case study per mostrare come è stata gestita una specifica esigenza, o programmare un question time organizzando una sessione di domande e risposte;
- approfondire uno specifico argomento di interesse, intervistando un esperto del settore o invitandolo come ospite.
Una volta identificate le linee guida e gli obiettivi che vorresti ottenere con il tuo webinar, puoi concentrarti sulla creazione dello script.
- Definire il target
Prima di scrivere la scaletta, dovrai identificare a chi si rivolge il tuo webinar e utilizzare il linguaggio di chi ti ascolterà, per essere sicuro che il tuo messaggio sia trasmesso nel modo più efficace possibile.
Per definire il tuo target con maggior dettaglio, dovrai rispondere a queste domande:
- Qual’è la fascia d’età del mio pubblico di riferimento?
- Gli utenti hanno sufficiente familiarità con i miei prodotti/servizi?
- Gli utenti sono tutti già clienti o solo parzialmente? O solo nuovi potenziali clienti
- Gli utenti sono in grado di comprendere la terminologia tecnica del webinar?
- C’è una parte dell’evento più complessa delle altre?
- Ci sono problemi che il webinar può risolvere (se sì, quali)?
- Quali domande potrebbero essere fatte dai partecipanti durante il webinar?
3. Analizzare i contenuti
Un’ottima pratica è quella di effettuare una ricerca in rete per trovare contenuti simili utilizzati in altri webinar e confrontarli con i tuoi.
Questa ricerca ti potrà essere utile per ottimizzare una presentazione di un prodotto/servizio o per farsi un’idea della scaletta da adottare.
4. Predisporre la bozza di script
La prima stesura del tuo script non deve necessariamente essere perfetta: l’importante è che tu riesca a definirne la struttura di massima. Suddividi i contenuti in parti (introduzione, presentazione, discussione e confronto, conclusioni) ed utilizza un linguaggio semplice e di facile comprensione.
Una volta terminata la bozza, puoi cronometrarla per accertarti che non sfori i tempi prestabiliti. Un webinar non dovrebbe superare di regola i 45-60 minuti. E’ importante affrontare tutti gli argomenti predefiniti, puntando sulla qualità e non sulla quantità dei contenuti trattati (ti raccomandiamo di non forzare l’evento in termini di durata e contenuti, potrebbe essere controproducente), ed assicurati di riservare ad ogni parte del tuo webinar il tempo e lo spazio necessario.
5. Revisionare la bozza di script
Non modificare subito la prima bozza dopo averla terminata, ma riprendila solo dopo un paio di giorni. Rileggi tutta la scaletta e rimuovi le parti che ritieni superflue o poco interessanti. Presta particolare attenzione all’apertura del webinar: non dilungarti in spiegazioni e limitati semplicemente ad elencare i punti che verranno discussi. Questo è il momento di verificare tutte le informazioni in modo che non sia tralasciato nulla, e di cronometrare nuovamente lo script.
5. Condurre un webinar di test
Una simulazione include anche tutti gli aspetti tecnici dello svolgimento di un webinar ed è molto importante assicurarsi che l’attrezzatura e il software a disposizione siano in condizioni ottimali. Registrati o fai una videoconferenza con un paio di colleghi e affronta tutti i punti; al termine, confrontati con colleghi e collaboratori per le rifiniture finali.