Non è passato molto tempo da quando gli eventi virtuali hanno sostituito gli eventi in presenza, offrendo uno straordinario supporto alle esigenze di comunicazione e collaborazione in tutto il mondo. La pandemia e le nuove tecnologie digitali sono diventate i due principali catalizzatori della inarrestabile crescita degli eventi virtuali. Inoltre, servizi innovativi come sale espositive virtuali immersive, avatar 3D interattivi e altro ancora, rappresentano un ulteriore stimolo verso le soluzioni digitali.
Con il ritorno degli eventi in presenza nella stagione 2022/2023 e la continua espansione degli eventi ibridi, il settore degli eventi ha sviluppato per la nuova stagione 2023/2024 una gamma sempre più ampia di esperienze di eventi.
In questo post parleremo di lead generation, di coinvolgimento, di networking e delle possibili opportunità che offrono gli eventi virtuali.
Eventi virtuali e in presenza: pro e contro
Entrambe le soluzioni presentano vantaggi e svantaggi. Analizziamoli in dettaglio.
- Maggiori costi per gli eventi in presenza
L’elemento che migliora l’esperienza dei partecipanti negli eventi in presenza rispetto a quelli virtuali è il networking tra le persone. Tuttavia, questa fondamentale esperienza comporta rilevanti criticità soprattutto per gli organizzatori di eventi. Dalla scelta della location alla logistica, ogni aspetto costa agli organizzatori decisamente di più rispetto agli eventi virtuali. Gli organizzatori dell’evento devono affrontare un budget supplementare per gli eventi in presenza; inoltre, vanno considerate anche le spese di trasferta, generalmente a carico dei partecipanti. - Vantaggi delle piattaforme di eventi virtuali
Per contro, gli eventi virtuali offrono un considerevole risparmio sia per gli organizzatori che per i partecipanti, rispettivamente per le spese di affitto della location e per le trasferte di viaggio. Piattaforme di eventi virtuali 3D (come First Row di Switch Up, una innovativa digital foundry 100% made in Italy) offrono un’esperienza immersiva e coinvolgente, fruibile comodamente da remoto. Grazie a queste applicazioni innovative, gli eventi virtuali assumono un ruolo guida in termini di rapporto costi/benefici.
Networking
Nel contesto di eventi di vario tipo, le ragioni per cui le persone scelgono di partecipare possono variare notevolmente. Ad esempio, durante una fiera di orientamento al lavoro, gli studenti potrebbero essere interessati ad acquisire informazioni sul loro specifico settore e sulle opportunità di carriera, mentre altri partecipanti potrebbero concentrarsi esclusivamente sulla ricerca di opportunità di lavoro in eventi di recruiting. In ogni caso, un vantaggio comune a tutti i tipi di eventi è la possibilità di fare networking. Nel corso degli ultimi anni, le modalità con cui le persone si relazionano tra loro si sono evolute: gli incontri in presenza faccia a faccia non sono più la regola e sono state affiancate dalle interazioni virtuali tramite piattaforme online.
Incontrare le persone faccia a faccia offre l’opportunità di creare una rete di contatti. Dopo anni di networking virtuale durante la pandemia, Il ritorno agli eventi in presenza fornisce opportunità concrete di networking. Gli eventi dal vivo offrono una qualità di networking superiore rispetto agli eventi virtuali per vari motivi. Tuttavia, per alcune persone comunicare faccia a faccia può rappresentare un ostacolo, in particolare dopo un lungo periodo di networking esclusivamente virtuale. Le strette di mano, il contatto visivo e le conversazioni frequenti possono suscitare preoccupazioni in coloro che si sono abituati al comfort del networking virtuale.
In sintesi, il networking in presenza offre un’esperienza umana gratificante, nonostante richieda un maggiore impegno in termini di tempo ed energie. Sebbene il networking virtuale possa apparire più comodo, comporta il rischio di perdere l’opportunità di stabilire connessioni autentiche con gli altri. In ogni caso, sia il networking di persona che quello virtuale possono arricchire la tua rete di contatti in modi unici.
Risultati a lungo termine: l’impatto degli eventi virtuali e in presenza sul ROI
Misurare gli effetti a lungo termine del ROI richiede tempo e attenzione, ma entrambi gli eventi virtuali e quelli in presenza offrono opportunità significative. Gli eventi virtuali, in particolare, hanno il vantaggio di raggiungere un vasto pubblico e agevolare l’accesso a networking e contenuti on-demand.
Tuttavia, gli eventi in presenza consentono una comprensione più immediata delle esigenze del pubblico. Questi eventi sono terreno fertile per gli esperti di marketing, permettendo loro di sviluppare strategie mirate, inclusa la lead generation.
Durante gli eventi in presenza, i relatori possono stabilire connessioni più personali con il pubblico, trasmettendo i messaggi correlati al brand in modo più diretto e coinvolgente. Questo può contribuire a generare un impatto positivo sul ROI dell’evento.
Eventi eco-friendly: un approccio sostenibile
L’organizzazione di eventi eco-friendly non solo contribuisce a preservare il nostro pianeta, ma offre anche una serie di vantaggi che si traducono in un ROI più elevato, rendendo l’adozione di pratiche sostenibili un’opzione vincente per tutti.
Gli eventi virtuali emergono come una soluzione particolarmente efficace per ridurre l’impatto ambientale rispetto agli eventi in presenza Eliminando la necessità di viaggi, minimizzando gli sprechi alimentari e limitando l’uso di prodotti monouso, gli eventi virtuali costituiscono un supporto determinante a ridurre le emissioni di CO2.
Il futuro degli eventi: in presenza o virtuali?
Le dinamiche del settore degli eventi stanno subendo una trasformazione significativa. Il 2023 registra un trend di ritorno agli eventi in presenza, anche se ciò non significa che la domanda per gli eventi virtuali sia in declino. Stiamo assistendo a un cambiamento dinamico.
In questo contesto in continua evoluzione, una costante fondamentale è l’importanza della tecnologia come motore di efficienza e produttività nell’organizzazione degli eventi. I professionisti del settore si trovano a dover affrontare una domanda cruciale: quale tecnologia è necessaria per garantire il successo dei loro eventi?
Eventi in presenza o virtuali: qual’è la scelta migliore?
Il dibattito tra eventi fisici in presenza ed eventi virtuali online continua a suscitare interessanti discussioni nel settore dell’organizzazione degli eventi. Da un lato, gli eventi in presenza offrono un’esperienza tangibile arricchita da interazioni personali.. Dall’altro, gli eventi virtuali offrono risparmio di tempi e costi, flessibilità, accessibilità, eliminando le barriere geografiche e un importante vantaggio in termini di minor impatto ambientale.
Gli eventi fisici non sono sempre una soluzione praticabile per tutti. La loro organizzazione può comportare costi elevati, complessi processi di pianificazione e criticità logistiche significative. Di conseguenza, non esiste un’unica verità universale, ma dipende dalle specifiche esigenze e dagli obiettivi di ciascun evento.
Gli eventi dal vivo sostituiranno gli eventi virtuali?
Assolutamente no. Un’indagine condotta da vFairs nel 2022 ha rivelato che il 95,5% degli intervistati prevede che gli eventi virtuali manterranno un ruolo rilevante all’interno delle loro strategie di comunicazione. Questa tendenza non implica necessariamente che gli eventi virtuali prenderanno il sopravvento assoluto sugli eventi di persona. Molto più verosimilmente, l’approccio vincente sarà una combinazione dei due, con un numero sempre più rilevante di aziende che opteranno per eventi ibridi.