Pro e contro della videoconferenza

Quasi tutte le aziende hanno adottato la videoconferenza come parte integrante della propria strategia di comunicazione e marketing. Sentiamo costantemente parlare degli aspetti positivi della videoconferenza, ma quali sono gli aspetti negativi? In questo post analizzeremo i pro e i contro delle riunioni virtuali.

Vantaggi della videoconferenza

• Risparmio di tempi e costi
  Risparmiare tempo e denaro è uno dei vantaggi più evidenti: riduce la necessità di spostamenti per lavoro. In passato, le trasferte aziendali costituivano una parte rilevante del budget. 
  Durante la pandemia, questi costi sono stati ridotti quasi a zero. Gli incontri in presenza avranno ovviamente sempre rilevanza, ma molte aziende e professionisti oggi hanno scelto di ridurre i tempi e costi grazie alla videoconferenza.
  
  
• Riduzione delle emissioni di CO2
  La videoconferenza riduce l’utilizzo dei mezzi di trasporto, sia in aree urbane che su grandi distanze, con immediati benefici in termini di miglioramento delle condizioni di viabilità e di riduzione delle emissioni di CO2 nell’ambiente. Una riunione online che coinvolge 50 partecipanti fa risparmiare fino a 6 tonnellate di emissioni di CO2 rispetto ad una riunione tradizionale in presenza, con un impatto ambientale fino a  300 volte inferiore.
  
  

• Aumento della produttività e della collaborazione
  La videoconferenza è un ottimo strumento per migliorare la produttività e offre livelli di flessibilità senza precedenti. Dipendenti, collaboratori e partner ora possono partecipare alle riunioni online da qualsiasi parte del mondo. I dipendenti apprezzano uno stile di vita flessibile e il lavoro a distanza li incoraggia a essere più produttivi.
  
  

• Maggiore inclusività
  Un altro vantaggio – spesso sottovalutato – è il livello di inclusività offerto dalla videoconferenza. Dare alle persone disabili la possibilità di partecipare alle riunioni da remoto è un grande vantaggio, sia a livello sociale che economico.
  
  

• Condivisione contenuti più semplice e immediata
  La condivisione dello schermo, dei contenuti e dei file con i partecipanti ad una riunione online è uno strumento essenziale per una collaborazione efficace. Per replicarlo in presenza, sarebbe necessario disporre di attrezzature professionali (proiettori, monitor, sale conferenze, ecc.).
  
  

• Dipendenti più soddisfatti
  Se chiedi a qualcuno che ha recentemente adottato un modello di lavoro ibrido se la sua vita è migliorata, la maggior parte risponderà “sì“. Uno studio recente di Cisco ha confermato che il 76% dei dipendenti ritiene che il proprio ruolo possa essere svolto con lo stesso risultato in remoto come in presenza. I dipendenti apprezzano un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. E dipendenti più felici sono anche dipendenti più produttivi. L’integrazione della videoconferenza nella tua azienda ti offrirà dipendenti flessibili, produttivi e più felici.

Svantaggi della videoconferenza

• Mancanza di interazione personale
  La mancanza di un’autentica interazione tra le persone è il limite principale delle riunioni virtuali, particolarmente rilevato da coloro che lavorano prevalentemente o totalmente in modalità remota. Le persone più estroverse hanno senz’altro maggiori difficoltà a svolgere un lavoro senza un contatto personale con il proprio team, mentre sembra che gli introversi si adattino più facilmente ad una vita lavorativa completamente remota.
  Le piattaforme di videoconferenza hanno fatto notevoli progressi in questa direzione, fornendo un’ampia suite di funzionalità interattive (richiesta di parola, lavagna interattiva, condivisione dello schermo, sondaggi, domande e risposte). Queste funzionalità tendono a ricreare in un ambiente virtuale l’interazione tipica della vita reale.
  
  

• Potenziali criticità di connessione 
  È inevitabile che quando utilizzi Internet, sei potenzialmente vulnerabile a problemi di rete. Hai in programma un’importante presentazione tra dieci minuti e la tua connessione va in tilt… purtroppo non c’è nulla che tu possa fare. Fortunatamente, la tecnologia ha fatto passi da gigante ed i problemi di rete non sono molto frequenti. In ogni caso, non potrai mai avere la certezza assoluta che la tua connessione sia sempre perfetta.
  
  

• Differenze di fuso orario 
  La videoconferenza ha offerto alle aziende l’incredibile vantaggio di coinvolgere risorse delocalizzate in tutto il mondo. Ma per quanto questo aspetto sia positivo, organizzare riunioni tra persone con fusi orari diversi talvolta può essere frustrante.

  Per risolvere questo problema organizzativo, molte aziende hanno concesso ai propri dipendenti livelli di flessibilità e libertà senza precedenti. Ad esempio, un dipendente che lavora negli Stati Uniti potrebbe iniziare e terminare la propria giornata lavorativa molto prima per coordinarsi con la sede centrale in Europa.
  
  

• Adozione di nuove policies
  L’ascesa irrefrenabile delle videoconferenze ha avuto un notevole impatto organizzativo per i responsabili HR, in particolare nelle grandi aziende. Le riunioni virtuali richiedono l’adozione di nuove policies: codici di condotta, regole di sicurezza e linee guida.

  Lasciare lo spazio virtuale all’interno di un’azienda non regolamentato può creare problemi. Una serie di  norme sono assolutamente necessarie per garantire che tutti i partecipanti coinvolti in una riunione virtuale siano consapevoli del loro ruolo e delle implicazioni per la loro azienda.
  
  

• Investimento iniziale
  Una soluzione di videoconferenza completa, efficace e pronta all’uso non ha prezzo. Molte piattaforme offrono un periodo di prova gratuito, consentendoti di acquisire familiarità con il prodotto, ma non è pensabile di gestire la comunicazione virtuale di un’azienda con una prova gratuita. Le migliori piattaforme di videoconferenza sono a pagamento, quindi va considerato il costo di licenza del software. Le migliori soluzioni sono disponibili in modalità Saas (Software-As-A- Service) che prevede un canone periodico variabile in funzione delle esigenze. 

Conclusioni

Sentiamo spesso parlare dei vantaggi della videoconferenza, molto meno degli svantaggi. Avere un quadro completo dei pro e dei contro è fondamentale per prendere la decisione migliore per la tua attività.

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