Di fronte ad ogni novità tecnologica, le persone hanno bisogno di tempo per acquisire familiarità. Questa regola vale anche per usare la videoconferenza in modo efficace. Un gruppo di lavoro che ha deciso di utilizzare la videoconferenza per comunicare e collaborare a distanza, dovrà affrontare 4 fasi sequenziali, identificabile ciascuna con un verbo:
1. Apprendere
Nella prima fase, il gruppo inizia un percorso di avvicinamento graduale, prendendo “confidenza” con lo strumento per la prima volta; è fondamentale che il soggetto propositivo nell’ambito del gruppo introduca tutti i partecipanti alla tecnologia, mostrando come funziona e sottolineando i vantaggi legati ad un utilizzo corretto e programmato della soluzione. E’ importante tranquillizzare i partecipanti più scettici – qualcuno c’è sempre! – per evitare l’insorgenza di ostacoli di natura psicologica. Il corretto utilizzo della videoconferenza dipende dal rigoroso rispetto dei requisiti minimi hardware e software: una webcam, una cuffia con microfono USB e una connettività a banda larga garantiscono ottime performances.
2. Testare
La seconda fase è la più complessa e delicata (gli anglosassoni definiscono questa fase “storming phase”). Se l’apprendimento iniziale è stato compresso – spesso per limiti di tempo e/o per sottovalutazione – talvolta alcuni fattori di rischio come un’impostazione audio e/o video non corretta, un fastidioso effetto eco o un’eccessiva latenza possono potenzialmente “innervosire” sia il conduttore che i partecipanti. La stessa partecipazione in video può potenzialmente creare disagio psicologico a chi non ha mai sperimentato questa innovativa modalità per collaborare e interagire. Per superare questa fase dovrai effettuare ripetuti test con tutti i partecipanti per verificare la corretta configurazione di tutte le postazioni. Ricorda che sottovalutare questa fase rischia di pregiudicare il buon esito del tuo progetto.
3. Sperimentare
La terza fase è quella in cui i partecipanti iniziano ad incontrarsi in un meeting online e ad apprezzare le reali potenzialità della videoconferenza. Inizierai a creare le tue meeting room, a caricare i contenuti da condividere durante le sessioni live, ad invitare i partecipanti ai tuoi meeting. Ricorda che è fondamentale sperimentare la conduzione di un meeting online: gli strumenti a disposizione sono molti e come conduttore dovrai gestire il tuo intervento (es. docente ad un corso di formazione) e contemporaneamente moderare il meeting; nel primo periodo di utilizzo della piattaforma, questo duplice ruolo può apparirti complicato. E’ sufficiente un po’ di esercizio per qualche ora per acquisire la completa padronanza della consolle di regia.
4. Interagire
Scoprirai di essere entrato nella quarta e ultima fase quando i vari partecipanti inizieranno a dialogare e collaborare spontaneamente tra loro, scambiandosi documenti e informazioni e sfruttando i vari tool a disposizione.
La videoconferenza è una tecnologia estremamente semplice ed efficace, che può farti risparmiare molto tempo e denaro; non è però realistico pensare che un meeting online possa svolgersi al primo tentativo senza ostacoli. Memorizzare le 4 fasi ti aiuterà a procedere speditamente e a prevenire la confusione e il disappunto iniziali.
