Le riunioni online in videoconferenza fanno ormai parte della giornata lavorativa di molti di noi, in particolare per chi deve comunicare e collaborare con il proprio team geograficamente disperso o per chi lavora spesso in trasferta.
In questo post scoprirai 10 suggerimenti importanti per rendere le tue riunioni online efficienti e produttive.
1. Definisci l’obiettivo della riunione
Prima ancora di programmare la tua riunione online, definisci un obiettivo ben preciso: organizzare incontri generici, senza finalità ben definite e condivise, rischia di essere una perdita di tempo per tutti.
Poniti un paio di domande: ”Cosa voglio ottenere con questa riunione?” e “E’ effettivamente necessario organizzare un meeting online o una email ben dettagliata può essere sufficiente?” Se hai una risposta per queste domande, hai già probabilmente identificato l’obiettivo per la tua riunione.
2. Scegli la piattaforma di videoconferenza
Un’adeguata tecnologia renderà la tua riunione online semplice, efficace e coinvolgente. Sul mercato troverai varie soluzioni di videoconferenza: il segreto è scegliere la piattaforma che offre caratteristiche e funzionalità che soddisfino le tue specifiche esigenze.
Potresti avere bisogno di comunicare e collaborare in audio e video con i tuoi interlocutori, oppure fare formazione professionale, condividere applicazioni software e lanciare sondaggi e question time. In ogni caso, qualunque siano le tue esigenze, una piattaforma professionale di videoconferenza deve poterti garantire una serie di funzionalità primarie:
- Videoconferenza
molti studi in materia hanno evidenziato che gran parte della comunicazione è non verbale. Se durante una riunione virtuale in videoconferenza il tuo pubblico non può vederti, non sarai in grado di trasmettere idee con sufficiente chiarezza.
- Condivisione schermo
Se devi comunicare concetti complessi, il modo migliore è sicuramente condividere il tuo schermo. Verifica che la piattaforma ti consenta di condividere l’intero desktop, una singola applicazione o anche una singola finestra del browser.
- Registrazione
Evitare ai partecipanti di prendere appunti o ricordare ogni minimo dettaglio aumenta il livello di gradimento del pubblico e rende le tue riunioni più efficaci e produttive. Registrare una sessione live e inoltrare il link alla registrazione a tutti i partecipanti – anche a chi non ha potuto partecipare – costituisce un valore aggiunto fondamentale ed un elemento di importante valutazione nella scelta della piattaforma.
- Strumenti di interazione
Analizzeremo in dettaglio più avanti specifiche funzionalità di interazione; una piattaforma deve comunque disporre di una serie di funzionalità come sondaggi, question time, lavagna per mantenere levato il livello di interazione con i partecipanti.
3. Scegli chi invitare alle tue riunioni online
A questo punto dovresti avere chiaro l’obiettivo per la tua riunione e su quale piattaforma tecnologica puntare. Ora devi concentrarti sulla lista degli invitati. Sei veramente sicuro di sapere con certezza chi invitare?
Generalmente, più elevato è il numero dei partecipanti, più le riunioni online sono a rischio di complicazioni. Non per questo dovremmo abbandonare l’idea di organizzare webinar ed eventi a larga partecipazione; semplicemente, oltre a disporre di un’adeguata piattaforma tecnologica per gestire grandi numeri, una sana selezione degli invitati è senz’altro una scelta opportuna.
Durante un webinar a larga partecipazione, tendenzialmente il coinvolgimento dei partecipanti più introversi è minore, in quanto gli stessi potrebbero essere indotti a non intervenire in presenza di molti altri soggetti invitati.
Quindi, cerca di coinvolgere solo le persone che secondo te hanno veramente interesse a partecipare.
4. Informa gli invitati sui dettagli della riunione
Spesso questa azione è trascurata o sottovalutata: fornire pochi dettagli sulla riunione – o addirittura dimenticarsi di farlo – tende a ridurre il coinvolgimento e l’interazione dei partecipanti durante la sessione live, mentre una preventiva informativa consentirebbe loro di approfondire i temi che verranno trattati e aumenterebbe in modo significativo la possibilità di ottenere contributi interessanti durante la riunione online.
- Predisponi l’agenda per il tuo meeting
Per evitare perdite di tempo, condividi con i tutti i partecipanti i principali argomenti di discussione e la scaletta della riunione: così facendo, tutti possono intervenire preparati.
- Stabilisci le regole della riunione
È importante che i partecipanti sappiano come interagire durante la riunione: richiedere la parola, inviare messaggi in chat, sottoporre domande, ecc. Stabilire delle linee guida ti aiuterà a moderare la riunione e ridurrà al minimo il rischio di confusione.
- Richiedi in anticipo eventuali contributi
Ciascun partecipante dovrà essere informato con un congruo anticipo sulla necessità di predisporre eventuali contributi e/o interventi durante la riunione online.
Più dettagli riesci a stabilire prima dell’inizio della tua riunione, migliore sarà l’ efficacia della stessa. I partecipanti saranno in condizioni di essere adeguatamente informati e potranno documentarsi ed approfondire i temi che verranno trattati, in modo da ottenere un livello qualitativo di interazione superiore.
5. Adotta una “videonetiquette”
Ecco alcuni utili consigli di “netiquette” per le tue riunioni online:
- Fai le presentazioni
Se i partecipanti hanno già familiarità tra loro, non sarà necessario fare presentazioni; ma se alla riunione intervengono persone che normalmente non lavorano insieme, dedica qualche minuto a presentare tutti.
- Presta attenzione
Quando qualcuno sta parlando, tutti gli altri partecipanti dovrebbero prestare attenzione; questa regola è particolarmente valida per le videoconferenze online.
- Non interrompere
Durante un meeting online, nessuno dovrebbe parlare o interrompere l’altra persona: è sia maleducato che improduttivo. Assicurati che tutti i partecipanti siano informati adeguatamente sulla scaletta della riunione in modo da intervenire nella fase dedicata alla discussione o agli approfondimenti.
6. Crea un ambiente “social”
Stabilire un’atmosfera informale, cordiale e distesa aiuta i partecipanti a fraternizzare tra loro, a superare barriere psicologiche dettate dalla mancanza di relazioni ed a essere maggiormente coinvolti.
Dedica alcuni minuti all’inizio della tua riunione a stabilire una conversazione casuale: fai in modo che si parli di attualità, di sport e di vacanze: questa mossa renderà le tue riunioni molto più friendly.
7. Coinvolgi tutti i partecipanti
E’ importante che i partecipanti comprendano chiaramente cosa ci si aspetti da loro durante la riunione online. Per stimolare il loro coinvolgimento, prova ad affidare a ciascuno un compito specifico; ad esempio, una persona potrebbe prendere appunti per tutti, un’altra potrebbe gestire le presentazioni, un’altra ancora supervisionare la chat e rispondere alle varie domande.
Ovviamente, i compiti che potrai assegnare dipenderanno dalla tipologia della riunione, dalla piattaforma che utilizzi e dalle caratteristiche del pubblico; in generale, laddove possibile, cerca di assegnare compiti specifici ai partecipanti per mantenerli coinvolti.
Un altro modo molto efficace per far stimolare l’interazione tra i partecipanti è richiedere direttamente idee o contributi. Individua le persone che tendono a non esporsi e coinvolgili in diretta: questo li farà sentire maggiormente partecipi.
8. Utilizza le funzionalità avanzate
Finora ci siamo concentrati sui “fondamentali” delle riunioni online. Vediamo ora ulteriori modalità di interazione e coinvolgimento del tuo pubblico:
- Video
Un video incorpora audio ed immagini in modo dinamico ed è senz’altro il mezzo di comunicazione più potente ed efficace che esista. Se l’agenda lo consente, lancia uno o più video – preferibilmente di breve durata – durante le tue riunioni.
- Lavagna
Le piattaforme di videoconferenza online come SkyMeeting mettono a disposizione degli utenti una lavagna virtuale interattiva, molto utile al conduttore per illustrare idee e concetti in un modo semplice ed intuitivo. Se abilitati dal conduttore, tutti i partecipanti possono disegnare sulla lavagna, rendendo questa funzionalità collaborativa e coinvolgente. Con la lavagna interattiva di SkyMeeting è possibile disegnare a mano libera, evidenziare, inserire testo, forme geometriche, frecce e linee, modificare il colore dei singoli elementi e cancellarli. Illustrare le tue idee non è mai stato così facile!
- Sondaggi
Vuoi raccogliere l’opinione dei partecipanti su uno specifico argomento? Crea un sondaggio in tempo reale a lancialo durante la tua riunione online. I partecipanti saranno decisamente disponibili ad esprimere il loro punto di vista e saranno maggiormente coinvolti nella riunione. Tu, in qualità di conduttore, riceverai informazioni preziose per il tuo business fornite spontaneamente e gratuitamente. La funzionalità Sondaggi integrata in SkyMeeting ti consente di gestire un numero illimitato di sondaggi, a scelta esclusiva o a risposta multipla, anche in forma anonima.
9. Termina la riunione con un sondaggio
I sondaggi sono uno strumento eccellente per coinvolgere i partecipanti durante un incontro online. Ogni riunione online dovrebbe concludersi con un rapido sondaggio per raccogliere il feedback dei partecipanti quando il loro coinvolgimento è ancora attuale. Le persone amano avere la possibilità di condividere le loro opinioni: li fa sentire importanti ed apprezzati. Inoltre, potrai raccogliere elementi utili per analizzare l’andamento della tua riunione e per migliorare quelle future.
10. Invia email di follow-up
Nei giorni immediatamente seguenti alla tua riunione online, ricorda di inviare una email di follow-up, sia ai partecipanti sia a chi non è potuto intervenire in diretta. La email dovrebbe contenere un recap dei principali punti trattati durante la riunione, eventuali obiettivi ed ogni informazione utile a garantire che la discussione durante la riunione online sia stata effettivamente compresa; in assenza di un adeguato follow up post-incontro, il tuo pubblico potrebbe dimenticare qualcosa di importante sarebbe attenuata.
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