Le riunioni online hanno proprie regole di comunicazione; per avere successo, è necessario valutare attentamente una serie di aspetti.
Il mercato delle soluzioni di videoconferenza sta vivendo una crescita spettacolare negli ultimi anni; secondo i dati pubblicati, è previsto che entro il 2020 la crescita annuale sarà del 9,36%.
Le riunioni in videoconferenza sono una realtà consolidata, che riduce i costi e aumenta la produttività delle aziende: spesso, tuttavia, vengono ancora commessi banali errori nella conduzione.
- Pensare che sia un’aula reale
Uno degli errori più frequenti è immaginare di partecipare ad un incontro faccia a faccia; proprio perché si svolge attraverso uno schermo in modalità virtuale, cambiano le dinamiche di comunicazione. Ad esempio, la gestualità non verrà percepita in modo uniforme da tutti i partecipanti e pertanto sarà necessario concentrarsi maggiormente sulla comunicazione verbale piuttosto che su quella non verbale.
- Non avere la documentazione a portata di mano
In qualunque tipo di riunione, è fondamentale avere sotto mano i documenti necessari per un corretto svolgimento della stessa. Nelle riunioni online è fondamentale disporre di tutti i documenti che si intende mostrare, caricarli preventivamente sulla piattaforma di videoconferenza in una cartella non accessibile ai partecipanti. La Media Library di SkyMeeting garantisce la sicurezza e la protezione dei dati caricati dal conduttore.
- Dimenticare aperte altre applicazioni
Un altro errore frequente è quello di lasciare aperti altri programmi durante un meeting in videoconferenza. Immagina l’imbarazzo del conduttore e dei partecipanti nel visualizzare una email o un messaggio personale su Skype o WhatsApp; per evitare una tale situazione – e garantire maggiori risorse alla sessione online – è necessario ricordarsi di chiudere ogni applicazione sottostante non strettamente necessaria.