La sessione di domande e risposte (question time) è una delle modalità più interessanti per interagire con i partecipanti durante un webinar.
Tuttavia, il question time può risultare uno dei momenti più critici, perché è l’unica parte del webinar che non è possibile pianificare al 100%.
La preoccupazione maggiore di un conduttore nell’affrontare le domande del pubblico è “cosa faccio se non so rispondere?”.
Sebbene non sia possibile conoscere in anticipo i quesiti che verranno inviati dai partecipanti, con un po’ di programmazione puoi prevedere su quali temi verranno sottoposte le domande nel question time.
Il primo punto è senz’altro conoscere bene la materia in questione se risponderai con autorevolezza e sicurezza, infonderai fiducia al tuo pubblico. Come indirizzare le domande dell’utente?
- Una domanda a cui non sai rispondere.
Questa è la situazione più comune in cui potersi trovare. Il primo errore – da non commettere assolutamente! – è ammettere di non conoscere la risposta: potrebbe compromettere la tua credibilità.
Se ti capitasse di ritrovarti in questa situazione, potresti rispondere qualcosa del tipo: “Questa è una domanda che viene sollevata raramente”, oppure proporre di rispondere in modo dettagliato al termine del webinar. Potresti anche dire che è necessaria una risposta più approfondita di quella consentita dal tempo a disposizione e che dopo la presentazione seguirà una risposta via email. In questo caso sarebbe opportuno sottolineare che si desidera fornire le informazioni più complete ed accurate possibili, pertanto un follow-up è senz’altro l’opzione più efficace.
Altro modo di affrontare una domanda di questo tipo può essere quello di ammettere che è qualcosa a cui non avevi mai pensato prima ed apprezzare che l’utente abbia sollevato tale quesito. Puoi proporre al tuo interlocutore di effettuare una ricerca di fare una ricerca in merito e pubblicare le risposta sul blog, via email o utilizzare il quesito in questione come base per un webinar futuro.
- Un partecipante parla la superiorità della concorrenza.
In questa situazione, ringrazia per la domanda e mostra apprezzamento per averla ricevuta. In ogni caso, non screditare mai la concorrenza, perché questo atteggiamento potrebbe andare a discapito della tua credibilità. Se conosci il prodotto/servizio del tuo competitor, evidenzia le differenze e sottolinea i vantaggi del tuo prodotto/servizio. Se non conosci sufficientemente il competitor in questione, limitati semplicemente a dire che non hai familiarità con il suo prodotto/servizio: se il tuo interlocutore desidera approfondire, fai presente che sarai disponibile per un confronto alla fine della presentazione.
- Un partecipante fa una domanda fuori tema.
Non mostrarti frustrato a causa di una domanda non pertinente; se si tratta di un argomento che hai già trattato nel webinar, puoi rispondere che la risposte verrà inviata nella email di follow-up. Ricordati di NON rispondere mai:”Se fossi stato attento, avresti già ascoltato la risposta alla tua domanda”. Se la domanda è completamente estranea all’argomento del webinar, replica sottolineando che ci sarà tempo di rispondere una volta terminata la videoconferenza.
Alcuni suggerimenti per gestire in modo professionale una sessione di domande e risposte:
- delega ad un moderatore/assistente la gestione delle domande del pubblico in modo da dare priorità a quelle più importanti;
- invita il pubblico ad utilizzare la funzione “chat” per inviare domande in qualsiasi momento (consiglio valido solo se il tuo pubblico è costituito da utenti non occasionali; la chat pubblica infatti può esporti al rischio di frequenti interruzioni che potrebbero infastidirti o distrarti);
- prevedi domande standard e anticipale con commenti tipo : ”Molti di voi probabilmente si chiederanno…”;
- lancia brevi sessioni di domande e risposte più volte durante un webinar: sarà molto più semplice e gestibile piuttosto che concentrarle tutte insieme alla fine della presentazione.
La funzionalità Q&A di SkyMeeting ti consente di tenere sotto controllo le domande inoltrate dal pubblico e di scegliere di rispondere in forma scritta o in diretta live solo a quelle che ritieni più maggiore interesse, evitando in tal modo di rispondere a domande “scomode” e senza che gli altri partecipanti possano avere visione della lista completa delle domande pervenute.
Per saperne di più sulla funzionalità Q&A (domande e risposte) di SkyMeeting clicca qui.