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Gli eventi virtuali offrono molti vantaggi rispetto alle riunioni in presenza: risultano più coinvolgenti, più facili da organizzare e decisamente meno costosi.

Riunioni e webinar sono stati fondamentali durante questi 2 anni di distanziamento sociale; tuttavia, gli organizzatori di eventi hanno notato negli ultimi mesi un sensibile calo delle presenze. Molti sospettano che la causa possa essere una sorta di stanchezza da videoconferenze. La media di mancata partecipazione agli eventi online ultimamente risulta più alta rispetto agli eventi in presenza.

Ecco perché, nel post di oggi, voglio mettere in evidenza una serie di consigli su come migliorare la partecipazione prima e durante l’evento.

Come migliorare il tasso di partecipazione prima dell’evento

Secondo un rapporto di Communiqué, solo il 47% circa delle persone partecipa effettivamente agli eventi online a cui si registra. Cosa si può fare per ridurre al minimo questo gap?

1. Sfruttare tutti i canali

  • Email marketing
    L’email marketing è uno dei modi più efficaci per aumentare la partecipazione ad un webinar o ad un evento online. Citando alcune statistiche rilevate da Markletic, oltre il 76% degli organizzatori di eventi include nelle proprie strategie per attirare i partecipanti l’utilizzo di campagne di email marketing. Anche semplicemente l’invio di email promemoria agli iscritti una settimana, un giorno e un’ora prima dell’inizio possono migliorare notevolmente il tasso di partecipazione.
  • Canali social
    Anche i canali social giocano un ruolo strategico per aumentare la visibilità e stimolare la partecipazione ad un evento virtuale. Un veicolo ideale di promozione sono i video: teaser e clip garantiscono elevatissimi livelli di interesse da parte degli utenti. I relatori e gli speaker che interverranno nell’evento virtuale dovrebbero essere particolarmente attivi nella comunicazione sui canali social.
    L’opportunità di seguire uno speaker già noto durante un webinar potrebbe ulteriormente stimolare la partecipazione dei suoi follower e a condividerlo nei relativi network con un passaparola molto efficace.

2. Scegliere il giorno giusto
Soprattutto per i partecipanti con un’occupazione full time, lunedì non è decisamente una buona giornata per seguire un webinar. Anche il venerdì non è assolutamente indicato: la stanchezza della settimana lavorativa, la necessità di pianificare gli impegni per la settimana successiva e la voglia di un break non garantirebbero un’adeguata partecipazione. Ecco perché martedì, mercoledì e giovedì sono considerati i giorni migliori per organizzare un evento online e ottenere un tasso di partecipazione più elevato.
Discorso a parte per i fine settimana: generalmente, i partecipanti hanno più tempo libero; per contro, pianificano altre attività, molto spesso fuori casa. La strategia migliore è di organizzare un sondaggio preliminare tra gli iscritti per valutare se sono disposti a partecipare ad un evento pianificato durante il weekend.

3. Programmare un’agenda interessante
La qualità dell’agenda alla fine determinerà il successo del tuo evento virtuale. Hai creato presentazioni efficaci e di forte impatto per il tuo pubblico? Sono sufficientemente varie nella forma e nei contenuti? Hai pianificato una sequenza essenziale di interventi? Sono previsti sondaggi e fasi di elevata interazione con i partecipanti? Ricorda che il pubblico valuta con estrema attenzione il programma di un evento: concentra le tue energie e proponi una scaletta dinamica che attiri l’interesse del pubblico.
Una volta impostato il programma, è il momento di creare la landing page del tuo evento virtuale. Le persone interessate aggiungeranno un segnalibro e visiteranno la tua landing page molte volte, quindi ricorda di creare una pagina graficamente attraente, completa e chiara nei contenuti. Utilizza immagini e descrizioni accattivanti e inserisci gli abstract della biografia di ogni relatore, progetta form di iscrizione accattivanti e includi, se disponibili, tutte le informazioni sugli sponsor.

Come ridurre il tasso di abbandono durante l’evento

Una serie di studi coordinati da Science Direct su questo recente trend ha confermato che i fattori principali che determinano una flessione della partecipazione ad un evento virtuale sono tre:
eccessiva durata dell’evento
eccessiva intensità di eventi in programma
eccessiva frequenza delle sessioni


Eccessiva durata dell’evento
Una sessione di durata molto lunga comporterà inevitabilmente un tasso di abbandono elevato tra i partecipanti. Fai in modo che le tue presentazioni siano concise ed efficaci, in modo da mantenere elevato l’interesse del tuo pubblico.


Eccessiva intensità di eventi in programma
La “burstiness” è un termine che definisce come l’atto di saltare tra una sessione online e un’altra senza interruzioni per rilassarsi possa rivelarsi estenuante per le persone e controproducente per gli organizzatori di eventi.


Eccessiva frequenza delle sessioni
Indica la frequenza con cui viene riproposto lo stesso evento nel tempo. Se fosse possibile lanciare un sondaggio tra gli iscritti esprimere la preferenza tra un unico evento organizzato in quattro giorni consecutivi e lo stesso evento suddiviso in due blocchi da due giorni a distanza di alcune settimane, la stragrande maggioranza degli intervistati sceglierebbe la seconda opzione. Se distribuisci il tuo evento in un periodo fidi tempo più lungo, i partecipanti si mostreranno più coinvolti e impegnati.
Tra i fattori sopracitati, la mancanza di pause tra le sessioni si è rivelata la principale causa di affaticamento e abbandono. Le pause sono vitali: quando stai programmando l’organizzazione dei tuoi eventi, assicurati di dare loro la giusta priorità.

Negli ultimi due anni, il termine “Zoom Fatigue” è stato utilizzato per descrivere la sensazione di stanchezza, agitazione e disagio associata all’uso eccessivo delle piattaforme virtuali, in particolare delle videoconferenze.
Nonostante sia del tutto normale e inevitabile raggiungere un certo livello di stanchezza durante un evento virtuale, gli organizzatori possono adottare alcune misure per ridurre al minimo le cause che portano all’affaticamento.

Sempre secondo lo studio elaborato da Science Direct su questo fenomeno, webinar ed eventi virtuali possono contribuire a tre tipi di affaticamento:
visivo
emotivo
• motivazionale


Affaticamento visivo
fissare uno schermo per lunghi periodi di tempo può avere effetti negativi sulla vista (visione offuscata, irritazione, ecc.); prima di ogni pausa, gli organizzatori dovrebbero suggerire al pubblico fare un breve break allontanandosi dallo schermo, invece di controllare le email.


Affaticamento emotivo
A seconda della tipologia della sessione, i partecipanti dovrebbero poter disattivare la propria webcam. Le videoconferenze possono risultare impegnative perché i volti ravvicinati sullo schermo danno la sensazione della mancanza di distanza tra le persone, senza possibilità di compensare evitando il contatto visivo, a meno che non si disattivino le webcam. Questa azione aiuta anche a ridurre la minimo il livello di comunicazione non verbale: durante un workshop, mentre le persone si osservano sullo schermo, stanno inconsciamente monitorando il comportamento non verbale degli altri partecipanti, e questo può condurre ad un eccesso di affaticamento emotivo. Alcuni partecipanti potrebbero sentirsi stressati dopo lunghe sessioni in diretta live. Disattivando la webcam, gli organizzatori hanno il tempo per predisporre brevi sessioni in ambienti a limitata partecipazione (breakout room).


Affaticamento motivazionale
Secondo lo stesso studio scientifico, la stanchezza motivazionale può condizionare negativamente i livelli di energia personale al termine di un evento virtuale. Talvolta, i partecipanti potrebbero sperimentare un eccessivo carico di informazioni e sentirsi demotivati. Evita di sovraccaricare i tuoi partecipanti con troppi contenuti. Prevedi l’inserimento di alcuni aneddoti interessanti, varia il tono della voce e la sequenza dell’esposizione.

Conclusioni
Gli eventi virtuali in videoconferenza sono entrati prepotentemente a far parte della nostra vita quotidiana lavorativa; organizzare e promuovere un evento virtuale può richiedere, a seconda dei casi e della complessità, tempi di pianificazione molto lunghi.

Adottando le azioni preventive sopracitate, è possibile migliorare notevolmente il tasso di partecipazione ad un evento e ridurre il tasso di abbandono durante l’evento.

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