Quando si partecipa ad una riunione in videoconferenza, non sempre è semplice rimanere concentrati o esprimere il proprio punto di vista in modo efficace, in particolare per le persone da sempre abituate a comunicare ed a relazionarsi con le altre persone in presenza.
Nell’ultimo anno un numero esponenziale di aziende ha adottato modalità di lavoro agile a distanza: è diventato assolutamente normale partecipare a riunioni online. In futuro questo trend molto probabilmente non cambierà e tenderà piuttosto a consolidarsi; le riunioni a distanza in videoconferenza sono destinate ad entrare nella nostra vita in modo costante.
Questa tendenza non deve peraltro essere considerata come un elemento negativo: ovviamente tutti preferiamo gli incontri in presenza, ma quando non è possibile farli, i meeting online in videoconferenza rappresentano una valida alternativa per comunicare e collaborare.
Il linguaggio del corpo può esserci d’aiuto – o per contro trasmettere un’immagine di noi non esattamente positiva – ; generalmente non prestiamo molta attenzione a come ci muoviamo e a come ci poniamo davanti alla webcam, eppure un corretto linguaggio del corpo può veramente migliorare il modo in cui ci presentiamo.
Qui riportiamo alcuni utili consigli per migliorare il tuo linguaggio del corpo online e sfruttare al meglio la tua presenza durante una riunione online.
Controlla la tua postura
La postura è molto importante perché denota il livello di rispetto e attenzione che esprimi per la riunione; il modo in cui ti siedi e gestisci i movimenti del tuo corpo dirà molto di te e avrà un effetto immediato sugli altri partecipanti. Per questo, è estremamente importante comprendere il corretto posizionamento del proprio corpo e assumere la giusta postura sin dall’inizio.
Prima di tutto, non appoggiarti troppo indietro, ma neppure troppo vicino al tuo monitor (50 centimetri dallo schermo è considerata la distanza corretta); siediti diritto, con le spalle rilassate e guarda verso lo schermo; non incrociare le gambe o le braccia, perché può essere interpretato dagli altri partecipanti come un segno di mancanza di rispetto.
Ricorda che, pur essendo a casa tua, la riunione online è un evento formale e non c’è ragione per comportarsi in modo diverso rispetto a un incontro in presenza.
Assicurati di tenere le mani lontane dal viso non toccarti la faccia troppo spesso, perché potresti distrarre e persino infastidire alcuni dei partecipanti.
Le persone leggono il linguaggio del corpo inconsciamente e, anche se non lo noteranno subito, percepiranno i tuoi frequenti movimenti.
Mantieni il contatto visivo e ascolta attentamente
È molto facile distrarsi durante una videoconferenza, soprattutto se lavori da casa: una telefonata, un bambino che chiede qualcosa, una notifica sui social media: molti fattori possono distrarti ed interrompere la tua concentrazio
E’ molto importante prevenire ogni possibile distrazione durante un meeting online: chiedi ai tuoi familiari di non disturbarti, spegni il telefono e disattiva le notifiche; queste azioni ti aiuteranno a mantenere un corretto livello di comunicazione con gli altri partecipanti.
Mentre il meeting è in corso, non guardarti intorno nella stanza, non controllare il telefono, non guardare in basso; quando un altro partecipante sta parlando, guardalo negli occhi e ascolta quello che sta dicendo; un cenno di assenso occasionale è un segno che stai prestando attenzione (non annuire solo per cortesia).
Se stai prendendo appunti, è consentito guardare quello che stai scrivendo. In questo caso, assicurati che sia chiaramente percepito dagli altri quello che stai realmente facendo.
Non ridere, sorridi
Sorridere durante un meeting online denota che siamo rilassati e di buon umore; se appari troppo serio, potresti trasmettere un’immagine non positiva, quindi è bene sorridere (occasionalmente, non sempre).
Il punto è che molte persone confondono “sorridere” con “ridere” e, durante l’incontro, spesso ridono, rischiando di apparire poco serie, di distrarre gli altri partecipanti e di influenzare negativamente l’intera riunione.
Posiziona bene la webcam
Se sei troppo vicino alla videocamera o troppo lontano, gli altri partecipanti potrebbero sentirsi a disagio. La distanza consigliata dallo schermo è di 50 centimetri, in modo che il tuo viso si adatti bene allo schermo.
Fai attenzione a come appari effettivamente in video: il tuo viso deve apparire esattamente al centro dello schermo, quindi non posizionare la webcam in alto (inquadreresti il soffitto!) e neppure troppo in basso (taglieresti parte del tuo volto); per prevenire ogni imbarazzo, è sufficiente un test preliminare della tua webcam prima dell’inizio della riunione: collegala per assicurarti che funzioni correttamente e posizionala in modo che il tuo volto si adatti perfettamente allo spazio dello schermo.
Se lavori da casa, è importante rendere lo sfondo il più neutro possibile; ciò non significa che tu debba avere un muro bianco alle spalle, ma assicurati che non ci sia disordine o qualsiasi cosa che possa distrarre i partecipanti. Questo ti aiuterà a gestire meglio la tua partecipazione
Controlla la tua voce
Tutti noi tendiamo a trascurare il tono e il volume della nostra voce; invece è importante controllare la propria voce durante una riunione perché parlare a voce alta è considerato scortese e offensivo.
Registrarsi mentre si parla è utile per riascoltare la propria voce e migliorarne il controllo (parlare in modo chiaro, alla giusta velocità in modo che tutti possano comprendere chiaramente. E’ importante sottolineare le informazioni rilevanti e, se l’argomento trattato è particolarmente complesso, chiedere agli altri partecipanti se tutto è chiaro o se desiderano ulteriori chiarimenti.
Non dimenticare di controllare i tuoi dispositivi audio (microfono, cuffie o auricolari) e assicurarti che tutto funzioni correttamente: se, ad esempio, i tuoi altoparlanti non funzionano correttamente, potresti pensare di parlare troppo a bassa voce e quindi alzare il volume senza motivo.
Inizialmente sembrerà difficile seguire questi consigli comportamentali durante un incontro online, ma già dopo qualche meeting ti accorgerai come diventerà presto tutto molto naturale e ti sentirai a tuo agio. Come per ogni cosa, è sufficiente fare un pò di pratica e prendere confidenza con la novità, per capire che SkyMeeting Live può trasformarsi nel tuo alleato quotidiano.