Interagire con i partecipanti
I relatori che gestiscono un meeting, sia esso un corso, una presentazione commerciale o un webinar, devono sempre ricordarsi che il tempo e l’attenzione che l’uditorio gli riserva è una risorsa preziosa. Il miglior modo per valorizzare e rispettare il tempo dei partecipanti può essere riassunto in uno slogan: preparazione e sintesi.
Ogni incontro deve essere preparato con cura, vanno individuati e scritti gli obiettivi e i passaggi più importanti e va progettata una modalità espositiva quanto più possibile dinamica e accattivante. Bisogna rifuggire dalla tentazione di dire tutto e di spiegare tutto: chiarezza e sintesi non sono inconciliabili. Pochi passaggi spiegati succintamente, ma con precisione valgono più di lunghi discorsi pieni di dettagli.
Per mantenere alta l’attenzione è importante variare le modalità e le tecniche di presentazione, cercando di avvalersi quanto più possibile degli strumenti di interazione messi a disposizione dalle piattaforma di videoconferenza. Fare e sollecitare domande e commenti, usare la chat e i sondaggi sono ottimi metodi per rendere interessante e stimolante un meeting.
In generale, la durata dei meeting dovrebbe mantenersi attorno alla mezz’ora. Tempi inferiori non consentono di arrivare al punto con la dovuta efficacia, mentre tempi più lunghi rischiano di portare l’uditorio a distrarsi o ad avviare attività parallele (consultare posta e facebook) durante il meeting. Per corsi o seminari che richiedono tempi più lunghi, è buona norma prevedere delle pause.