Un meeting in videoconferenza ben condotto può dimostrarsi molto utile ed efficace; al contrario, un meeting con problemi audio, video o di connettività può rivelarsi un’arma a doppio taglio.
Anche se stiamo parlando di una tecnologia potente e sofisticata, di sicuro potrai ottenere migliori risultati se seguirai questi 7 consigli per garantire la perfetta riuscita dei tuoi meeting online.
- Controlla che i partecipanti dispongano di una connessione Internet adeguata.
Non c’è nulla di più frustrante che tentare di vedere un video sul web con una banda scadente. Se i partecipanti ai tuoi meeting non dispongono di una connettività Internet sufficiente, o comunque inferiore ai requisiti minimi richiesti dalla piattaforma SkyMeeting, il delay per latenza sarà inevitabile, l’audio e il video non saranno sincronizzati e il tuo meeting diventerà una vera tortura. La quantità minima di banda necessaria per partecipare ad una videoconferenza senza problemi varia da sistema a sistema.
Per effettuare un test preliminare della tua connessione internet verso i server SkyMeeting, clicca qui. - Controlla che le webcam di tutti i partecipanti siano collegate correttamente.
La funzionalità video è determinante per la buona riuscita di una videoconferenza; è necessario che ogni partecipante, prima di accedere al meeting online, verifichi che la propria webcam sia impostata correttamente. Se una webcam funziona con un’applicazione, non è detto che funzioni con un altro sistema. Controlla in anticipo driver e impostazioni per evitare sorprese dell’ultimo minuto. - Controlla che l’audio in/out di tutti i partecipanti sia impostato correttamente.
In assoluto, questo è il controllo più importante e delicato da effettuare prima di ogni meeting.
Assicurati che i partecipanti ai tuoi meeting dispongano di impostazioni audio in entrata e in uscita corrette. Potrai trovare chi usa cuffie analogiche (con jack ) ma non riesce ad impostarle correttamente; chi preferisce usare il microfono integrato nella webcam, che inevitabilmente produrrà una serie infernale di rumori ambientali; chi si ostina a tenere le casse acustiche accese, creando effetti eco e spaccando i timpani a tutti (lui non sentirà nessun disturbo…); chi semplicemente ha il volume in “mute” ma non sa come riattivarlo…. Non preoccuparti: con un minimo di esperienza e un po’ di buona volontà, tutto si risolve nel migliore dei modi. - Fornisci in anticipo tutte le informazioni necessarie per accedere ai tuoi meeting.
Ricordati di inviare in anticipo la comunicazione di invito a tutti i partecipanti via email con l’indicazione delle istruzioni di accesso al meeting (data, ora, riferimenti del meeting, link di accesso, username e password, ecc.). - Effettua una prova generale della tua presentazione.
Verifica la corretta disponibilità dei contenuti da condividere durante il meeting. Ti consigliamo di lanciare la presentazione in anteprima coinvolgendo un collega, per controllare che tutto sia in ordine. - Allenati per familiarizzare con la “cabina di regia”.
Il conduttore e i relatori coinvolti dovrebbero “allenarsi” prima del meeting per acquisire una sufficiente padronanza del sistema. Acquisire una buona familiarità con lo strumento ti aiuterà a condurre meeting perfetti senza problemi. - Effettua un meeting di test almeno 24 ore prima del meeting.
Importante: conduci un meeting “test” al più tardi il giorno prima del vero meeting. Eviterai sorprese e avrai tempo sufficiente per risolvere eventuali problemi. Un meeting senza intoppi tecnologici e organizzativi ti darà grandi soddisfazioni.
La chiave del successo dei tuoi meeting online è una sola: preparazione. Più ti concentrerai sulla preparazione dei tuoi meeting, migliori saranno i risultati che potrai ottenere.