Stai pianificando un evento online? Se sì, dovrai inviare gli inviti agli iscritti e la soluzione migliore sono le email di invito, che offrono una serie di vantaggi per entrambe le parti rispetto ad altri canali.
Seguendo una linea guida, le email di invito sono semplici da creare e personalizzare; l’obiettivo è far conoscere l’esistenza dell’evento creato e convincere gli invitati a partecipare.
Il primo passo è personalizzare ad hoc la email in modo che l’invitato sia motivato ed incuriosito a partecipare all’evento: se nessuno aprirà e leggerà la mail, nessuno parteciperà. Ecco una serie di suggerimenti per questa prima fase:
- Includi i numeri nell’oggetto del messaggio: le percentuali di apertura delle email saranno maggiori se l’oggetto include numeri;
- Utilizza parole chiave nell’oggetto: alcune parole come “importante”, “presentazione” e “celebra” aumentano la percentuale di apertura del messaggio;
- Utilizza il nome personale dell’invitato piuttosto che il nome aziendale: questo incrementa la probabilità di apertura del 35%;
- Crea un oggetto di 6-10 parole totali.
Molto importante è anche l’utilizzo di un design accattivante, che catturi l’attenzione ed incuriosisca il destinatario della email.
Tutto sta nel conoscere il target a cui mandare gli inviti: qualcuno preferisce ricevere messaggi vivaci, altri prediligono email più formali: per soddisfare le preferenze dei destinatari delle tue email è bene conoscere i loro gusti.
In generale, nel contenuto del messaggio dovrai:
- includere un titolo visibile: le email più d’effetto hanno un titolo in grassetto nella parte alta;
- scegliere una grafica appropriata: il contenuto del messaggio deve essere piacevole alla vista, prediligi colori che si abbinano bene al tuo brand aziendale e al “tone of voice” del messaggio;
- includere immagini e/o video per catturare l’attenzione del lettore: ad esempio, se stai organizzando la nuova apertura di un ristorante, inserisci un’immagine di un piatto succulento del menu;
- creare anche la versione per mobile: ricorda che l’85% dei partecipanti accede alla posta elettronica da un dispositivo mobile.
Sei soddisfatto del design? A questo punto è il momento di scrivere il corpo del messaggio, che dovrà rispondere a queste domande: Chi? Cosa? Dove? Quando? Come?
- Chi condurrà l’evento?
- Quale sarà il soggetto dell’evento?
- Dove si terrà l’evento?
- Come potrà partecipare l’invitato?
Ecco un esempio: “Sei pronto ad accrescere il tuo business grazie ai webinar? KeyMeeting è lieta di presentare il webinar intitolato ‘Webinar per principianti – tutto ciò che devi sapere’, che ti aiuterà ad utilizzare al meglio la piattaforma durante una videoconferenza. Tutti i mercoledì alle ore 12:00, comodamente dal tuo pc o da qualsiasi dispositivo mobile. Per registrarti agli eventi clicca il link qui sotto.”
Tutte le email di invito dovrebbero terminare con una call-to-action, meglio nota come CTA. Per determinare quale sia la CTA più adatta dovrai chiederti: “Cosa vorrei che facessero i miei lettori dopo aver letto il messaggio?” … così potrai dare loro l’opportunità di agire prima di chiudere la email.
Se organizzi un webinar gratuito, offri l’opportunità di registrarsi all’evento, mentre se stai per lanciare una diretta streaming YouTube, inserisci il link alla diretta live.
Ecco tre suggerimenti per per accertarsi che la CTA colpisca in modo efficace i lettori:
- Sottolinea il valore dell’evento: perchè le persone dovrebbero partecipare all’evento? Perchè sarà fantastico! Assicurati che passi questo messaggio.
- Crea un senso d’urgenza: perchè i lettori dovrebbero cliccare ora, e non dopo, sulla CTA? Dai una ragione per cui dovrebbero agire subito, tipo “I posti sono limitati, i biglietti termineranno in fretta!”.
- Evidenzia la CTA: la CTA deve essere un bottone di colore sgargiante ed evidente, per far capire immediatamente che deve essere cliccato.
In conclusione, le email di invito sono uno dei metodi migliori per promuovere un evento e far sì che le persone vi partecipino. Fortunatamente sono relativamente semplici da creare: basta scegliere un oggetto accattivante, utilizzare un design efficace, scrivere un testo diretto e intrigante e terminare il messaggio con un invito all’azione allettante.
Con KeyMeeting puoi inoltrare email di invito, reminder ed eventuali follow up direttamente dalla piattaforma, durante la creazione dell’evento.
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