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Le riunioni online sono ormai parte integrante delle nostre giornate lavorative. Pandemia e continua crescita delle opportunità di lavoro a distanza sono le principali ragioni della diffusione a livello globale delle piattaforme di videoconferenza come strumento di comunicazione e collaborazione.

Per molti versi, questa è un’evoluzione positiva per tutti. Ma poiché l’utilizzo di questi strumenti è relativamente nuovo, molto spesso viene trascurata, sottovalutata e spesso ignorata qualsiasi forma di netiquette delle riunioni online.

In questo post potrai scoprire 10 utili consigli da seguire per organizzare una riunione online in modo professionale.

Perché la netiquette è importante nelle riunioni virtuali?

La netiquette assicura che le riunioni online si svolgano senza intoppi. In assenza di regole, correresti il rischio di organizzare o partecipare a incontri inutili e improduttivi: i vari partecipanti inizierebbero a parlare sovrapponendosi uno sull’altro, con conseguenze negative per l’efficacia delle riunioni.

Adottando una serie di regole e di comportamenti da seguire durante una videoconferenza (in altre parole, la netiquette) tu e il tuo team sarete in grado di svolgere il lavoro in modo rapido e professionale, con il gradimento da parte di tutti i partecipanti. 

10 consigli utili (+1) per garantire la netiquette

Abbiamo suddiviso i 10 consigli in tre diverse categorie: prima, durante e dopo la riunione.

Prima della riunione

La netiquette per le riunioni online inizia molto prima della sessione live, sia per gli organizzatori che per i partecipanti:

1. Crea la tua agenda

Se sei l’organizzatore della riunione, crea un’agenda e inviala ai partecipanti. Questa azione farà in modo che tutti possano documentarsi e prepararsi in tempo; inoltre, eviterai che gran parte della tua riunione sia assorbita da richieste di chiarimento su argomenti non noti ai partecipanti. Limita l’inoltro degli inviti alle sole persone di cui è effettivamente richiesta la presenza.

2. Testa la tua postazione

Verifica che tutto sia perfettamente in ordine e funzionante prima di iniziare una riunione. I problemi tecnici sono assolutamente da evitare: testa la tua connessione, controlla webcam, microfono e chiudi tutte le finestre e applicazioni non necessarie.

3. Vestiti in modo appropriato

Il fatto che tu lavori da remoto non giustifica un abbigliamento inappropriato durante le tue riunioni online. Sei un professionista e indossare abiti adatti – anche se informali – è segno di rispetto nei confronti degli altri partecipanti. Cura il tuo aspetto: le webcam oggi rivelano ogni dettaglio…..

4. Controlla l’ambiente intorno a te

Controlla che l’ambiente intorno a te sia in perfetto ordine: ricorda che a casa tutti abbiamo quasi sempre qualcosa fuori posto. Se il tuo sfondo è veramente impresentabile o con elementi che possono distogliere l’attenzione, usa i nostri background virtuali: sono assolutamente fantastici!

5. Controlla i rumori ambientali

Scegli il tuo spazio personale per partecipare ad una riunione online. Se l’ambiente circostante non ti garantisce un’adeguata insonorizzazione, utilizza auricolari o cuffie con microfono: ti isolerai meglio dall’ambiente esterno e sarai più concentrato.

Durante la riunione

Hai creato la tua agenda, testato la tua postazione, hai controllato il tuo abbigliamento e lo spazio di lavoro. A questo punto, sei pronto ad iniziare la tua riunione. Ecco i consigli da seguire durante un meeting:

6. Presenta i partecipanti

Se sei l’organizzatore della riunione, questo compito spetta a te. Prima di iniziare ad affrontare i vari punti in programma, dedica qualche minuto alle presentazioni. Ricorda che partecipare ad una riunione con persone sconosciute è difficile e imbarazzante. Fai in modo che tutti abbiano ben chiaro quali sono i ruoli delle altre persone presenti nella riunione. Una volta terminate le presentazioni, ricorda a tutti i partecipanti le motivazioni e l’obiettivo finale della riunione. 

7. Presta attenzione

Non controllare in modo ossessivo il tuo cellulare:  non lo faresti durante una riunione in presenza e non dovresti farlo neppure durante un incontro virtuale. Fai in modo che lo speaker di turno noti chiaramente che lo stai seguendo con attenzione. Non è solo questione di rispetto e di professionalità: se sei distratto, il tuo contributo alla discussione sarà decisamente limitato. Se proprio devi fare qualcosa, prendi appunti: è assolutamente consentito e ben tollerato.

8. Non interrompere

Non interrompere le persone mentre parlano, anche se hai qualcosa di molto importante da dire: è  decisamente scortese e, in videoconferenza, la sovrapposizione delle voci è assolutamente insopportabile. In più, perderesti ogni controllo e moderazione della riunione: se gli altri partecipanti si sentissero autorizzati ad interrompersi a vicenda, nessuno potrà più parlare liberamente. Non sei in un talk show. Attendi il tuo turno dire la tua, prenota il tuo intervento allo speaker. KeyMeeting offre molte funzioni per gestire gli interventi in modalità moderata, come la richiesta di parola.

9. Disattiva il microfono

La netiquette delle riunioni online prevede che dovresti attivare il microfono solo nel momento in cui devi intervenire. Quando un altro partecipante ha la parola, disattiva il tuo microfono e controlla che sia in modalità “mute”. In questo modo, eviterai che eventuali rumori ambientali disturbino gli altri partecipanti. Infine, con il microfono disattivato non potrai interrompere le altre persone e ti aiuterà a ricordare di aspettare il tuo turno per parlare.

Dopo la riunione

La tua riunione sta per finire, ma ci sono ancora un paio di consigli utili da seguire:

10. Gestisci il question time

Prima di terminare ufficialmente la riunione, ricorda di chiedere ai partecipanti se hanno domande o dubbi. Stimolando eventuali domande di chiarimento, darai a tutti loro la possibilità di esprimere i propri dubbi e di ottenere le risposte di cui hanno bisogno. Se la riunione coinvolge il tuo team di lavoro, ognuno dovrebbe avere ben chiaro cosa fare e come farlo. Se restano dubbi, rischi di compromettere l’efficacia della riunione stessa.

11. Lancia un follow-up 

La netiquette prevede infine che gli organizzatori di una riunione online gestiscano un follow up con le note principali della riunione, il dettaglio dei compiti individuali ed ogni altra nota rilevante. Riguarda la registrazione della sessione: ti sarà molto utile per ricordare tutti i passaggi fondamentali.

KeyMeeting semplifica la netiquette delle riunioni virtuali

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Antonio Sanguinetti

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