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Hai deciso di acquistare un software per riunioni di lavoro online, ma con tante soluzioni di videoconferenza tra cui scegliere – e poco tempo per valutarle tutte – probabilmente vorresti sapere quali sono le funzionalità essenziali che dovrebbe offrirti un software di videoconferenza professionale.


Ecco le 10 funzionalità chiave che non devono mancare nel 2022 in una piattaforma per gestire riunioni virtuali, attività di formazione e webinar:


1. Programmazione delle riunioni

Con la funzione integrata di pianificazione delle riunioni, puoi continuare a lavorare senza ostacoli, inviando via e-mail ai partecipanti inviti e promemoria del programma della riunione con cadenza personalizzata, in modo da prevenire ritardi e/o mancate partecipazioni.


2. Screen sharing

Con la funzione di condivisione dello schermo, puoi catturare l’attenzione dei partecipanti e facilitarne l’apprendimento, proponendo presentazioni più efficaci e interattive. La visualizzazione di statistiche, grafici o funzionalità degli strumenti sullo schermo renderà la discussione virtuale più coinvolgente. Deve essere possibile condividere il desktop completo, una singola applicazione, una scheda di un borowser, una lavagna, immagini e video registrati.

Una piattaforma professionale dovrebbe consentire anche di condividere lo schermo in modalità privata, impedendo agli ospiti di visualizzare promemoria e pop-up aperti da altre applicazioni.


3. Registrazione delle sessioni live

Le sessioni in videoconferenza dovrebbero poter essere registrate per un utilizzo differito. Prendere appunti durante una riunione online può essere faticoso, richiede risorse dedicate ed è esposto a potenziali rischi di perdita di informazioni in caso di criticità della connessione Internet. La funzione di registrazione delle riunioni di lavoro consente di registrare sia la voce che il video in alta definizione.

Per rispetto della loro privacy, gli ospiti infine dovrebbero essere preventivamente informati sia sull’avvio della registrazione sia quando la stessa viene interrotta e/o ripresa.


4. Interattività in tempo reale

La chat di gruppo consente di comunicare con tutti i partecipanti ad una sessione e di scambiare messaggi tra gli stessi. Questa funzione dovrebbe prevedere anche una modalità privata per impedire a terzi di accedere a conversazioni riservate. L’interazione in tempo reale inoltre deve consentire l’aggiunta di reazioni rapide ai messaggi, GIF ed altri elementi grafici alle conversazioni.


5. Accesso protetto e sicuro

Le riunioni di lavoro – in particolare quelle a carattere riservato – devono garantire i massimi livelli di sicurezza. Una sessione in videoconferenza deve svolgersi in un ambiente sicuro con sistemi di crittografia e autenticazione end-to-end, che salvaguardano le riunioni virtuali da potenziali attacchi informatici e limitano al minimo il rischio di perdita di dati. Inoltre, le sessioni devono essere protette da password, con livelli di autorizzazione da parte degli organizzatori all’avvio della sessione e con controllo degli accessi dei partecipanti in sessione.


6. Lobby (sala d’attesa)

La funzione Lobby aggiunge ulteriore sicurezza alle riunioni aziendali, consentendo all’organizzatore ed ai moderatori di decidere quali partecipanti possono accedere ad una riunione dopo l’inizio. Quando viene attivata la modalità lobby, i partecipanti vengono trasferiti in una sala d’attesa virtuale finché gli organizzatori non li autorizzano ad accedere nel meeting in diretta.


7. Gestione utenti

Durante una sessione live, gli organizzatori dovrebbero essere in grado di gestire gli accessi dei singoli partecipanti, autorizzando o negando le richieste di parola e attivando o disattivando telecamere e/o microfoni. Una modalità assolutamente necessaria per garantire interventi senza interruzioni dei relatori è la disattivazione generale di microfoni e webcam dei partecipanti.

Infine, dovrebbe essere disponibile l’opzione di trasferimento ad altri membri del team del ruolo di organizzatore, per una distribuzione ottimale dei compiti durante sessioni particolarmente articolate.


8. Diretta live streaming YouTube Live e Facebook Live

La funzionalità live streaming è una modalità di comunicazione one-to-many che consente ad un numero potenzialmente illimitato di utenti di accedere contemporaneamente allo stesso canale video. Gli utenti possono interagire con un pubblico a livello globale accedendo da ogni dispositivo fisso e mobile, senza scaricare nulla in anticipo: poiché la sessione è visualizzabile tramite qualsiasi browser o dispositivo abilitato a Internet, l’interattività è garantita anche all’esterno della rete aziendale.

Grazie alla sua adattabilità sui canali social (YouTube Live e Facebook Live), il live streaming può supportare sia la visualizzazione dal vivo che on demand, lasciando massima libertà di scelta agli utenti.


9. Breakout rooms

Durante una sessione plenaria, dovrebbe essere possibile lanciare sessioni individuali e/o per piccoli gruppi, indipendenti e inaccessibili agli utenti non coinvolti. Le breakout rooms consentono proprio di smistare i partecipanti in gruppi di lavoro, discussione e formazione. In questi ambienti riservati e ristretti, gli utenti potranno affrontare discussioni, partecipare a colloqui privati e/o a gruppi di lavoro su temi specifici.

Una piattaforma professionale dovrebbe prevedere l’attivazione di un elevato numero di breakout rooms abbinabili ad una sessione plenaria.


10. Private branding

Partecipare a una riunione aziendale con un elevato livello di personalizzazione può fare la differenza a livello di immagine e di brand reputation. Oltre all’inserimento del logo aziendale nell’interfaccia, le opzioni disponibili dovrebbero consentire l’utilizzo di background virtuali personalizzati e di combinazioni di colori coordinate con il brand aziendale.


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