I cambiamenti sociali ed economici degli ultimi venti o trenta anni hanno condizionato in modo evidente il modo di vivere nelle società avanzate e hanno avuto importanti ripercussioni anche nel mondo del lavoro, dove sono nate nuove modalità di collaborazione e interazione e, più in generale, si sono affermati nuovi modelli di organizzazione aziendale.
Uno dei processi che ha maggiormente influito sulle strutture delle aziende è stato quello di globalizzazione. L’esigenza di competere a livello globale ha costretto le imprese ad internazionalizzarsi, aprendo uffici e attivando collaborazioni con società e professionisti in varie parti del mondo. La necessità di mantenere il controllo e il coordinamento di una struttura globale ha stimolato la ricerca di strumenti di comunicazione e collaborazione che superino i limiti fisici imposti dalla distanza geografica.
Fra questi strumenti, la videoconferenza si è andata affermando, lentamente, ma costantemente, come uno dei più ricchi di potenzialità: semplice nell’utilizzo ed efficace nei risultati. Vediamo perché.
Crisi ed ecologia
Contenere i consumi di idrocarburi è una delle poche iniziative aziendali che mette d’accordo top manager ed ecologisti. Le ristrettezze dei budget per gli spostamenti d’affari stanno inducendo comportamenti più sostenibili anche da parte delle grandi multinazionali. Le stesse grandi imprese, almeno a livello di facciata, stanno aumentando la loro sensibilità ambientale, e per alcune il risparmio sui viaggi aerei sta diventando un mezzo per dimostrare concretamente il loro impegno ecologista.
La videoconferenza si è dimostrata all’altezza del compito di realizzare efficaci riunioni aziendali , tra colleghi, partner, clienti, senza muovere le persone dai loro uffici.
Una migliore qualità di vita
I viaggi di lavoro non consumano solo carburante, ma anche il tempo delle persone. Sostituire un viaggio con una videoconferenza significa risparmiare ore e ore passate nel traffico e al check-in degli aeroporti. Queste ore possono contribuire a migliorare sia la produttività individuale dei lavoratori, che la loro qualità di vita.
Nuovi modi per collaborare
La videoconferenza non è (o non dovrebbe essere) semplicemente un telefono evoluto. La sua vocazione è orientata alla collaborazione, prima ancora che alla comunicazione. I migliori servizi di videoconferenza mettono a disposizione degli utenti funzionalità collaborative avanzate che consentono livelli di interazione e partecipazione assimilabili a quelli tipici delle riunioni che si svolgono in aule multimediali.
Citiamo, a titolo di esempio, la possibilità di condividere documenti in tempo reale, commentarli assieme, modificarli a più mani, visionare immagini e filmati, interagire a più livelli comunicativi (parlato, visivo e chat) nello stesso tempo.
I problemi da superare
Restano, tuttavia, alcuni problemi e alcune resistenze che limitano, soprattutto in ambito italiano, una più marcata diffusione della videoconferenza.
Il primo problema riguarda la diffusione e la qualità delle connessioni ADSL. Diverse zone del nostro paese non sono raggiunte da collegamenti ADSL, mentre altre risentono di una qualità della connessione decisamente bassa, che rende spesso frustrante l’esperienza dei meeting online, a causa delle latenze e della discontinuità dei flussi audio-video.
Un altro problema è legato alla ancora insufficiente fruibilità dei sistemi di videoconferenza. Se, da un lato, i servizi interamente basati sul web hanno consentito il superamento dei limiti imposti dai sistemi che richiedono hardware dedicato, dall’altro lato i software di gestione del servizio sono ancora difficili da utilizzare da parte di utenti non informatici e le difficoltà di configurazione iniziale, talvolta inevitabili, tendono ad allontanare gli utenti meno evoluti.
Un terzo fattore problematico è di tipo psicologico: alcuni lavoratori reagiscono con fastidio al fatto di essere ripresi da una webcam e avvertono un senso di disagio quando sono costretti ad apparire in video. E’ essenziale rispettare queste attitudini e introdurre la videoconferenza in azienda con attenzione alle individualità, coinvolgendo sempre le persone interessate e abbassando l’ansia tramite incontri formativi e informativi che mettano in evidenza i vantaggi che la videoconferenza può assicurare non solo all’azienda nel suo complesso, ma anche ad ogni singolo lavoratore.
Conclusioni
La videoconferenza è un potente strumento al servizio delle organizzazioni che necessitano di comunicare e collaborare in modo efficace con persone geograficamente distanti. Consente importanti risparmi sui viaggi d’affari e attiva meccanismi di collaborazione efficaci e produttivi.
Ma ancora più importante, è il fatto che la videoconferenza si è dimostrata particolarmente adatta ad accompagnare i cambiamenti che hanno interessato il modo di lavorare e interagire delle aziende, contribuendo ad aumentare l’efficienza della comunicazione e a facilitare l’adozione di nuove modalità di collaborazione indispensabili per competere nel mondo globalizzato.