La comunicazione remota virtuale è ormai diventata la norma e la protezione dei dati personali è un aspetto estremamente rilevante, oggi più che mai. In questa evoluzione/rivoluzione, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) pone in evidenza l’importanza fondamentale della tutela delle informazioni personali.
Il GDPR, adottato dall’Unione Europea, è stato ideato per garantire la privacy e la protezione delle informazioni personali degli individui. Il GDPR si applica esplicitamente alle aziende che trattano dati personali, indipendentemente dalla loro posizione geografica. È pertanto applicabile ai dati dei cittadini dell’UE, prescindendo dalla sede della società che raccoglie i dati, ed a chiunque abbia dati archiviati all’interno dell’UE, senza riferimento alcuno allo status di cittadinanza.
Con il trend consolidato verso la comunicazione e collaborazione virtuale, un numero sempre più crescente di aziende adotta soluzioni di videoconferenza per stabilire connessioni remote con clienti, partner e collaboratori in tutto il mondo. Tuttavia, in questo scenario in continua crescita, si accentuano anche i rischi correlati alla gestione dei dati sensibili e l’importanza della conformità al GDPR nelle videoconferenze non deve essere sottovalutata. La mancata adesione ai rigorosi standard previsti dal GDPR può comportare non solo pesanti sanzioni, ma anche compromettere la reputazione aziendale.
KeyMeeting è una piattaforma di videoconferenza europea per gestire webinar e riunioni virtuali, focalizzata su fattori come sicurezza, privacy, stabilità e innovazione tecnologica. Questi valori sono la base di riferimento per il nostro lavoro quotidiano di sviluppo ma sono anche i valori fondanti degli standard previsti dal GDPR in materia di sicurezza e privacy.
In questo post approfondiremo la rilevanza della conformità GDPR nelle piattaforme di videoconferenza e illustreremo quali azioni mette in atto KeyMeeting per garantire il rispetto della privacy e della sicurezza dei dati personali degli utenti.
L’importanza del GDPR nelle videoconferenze
Il GDPR impone una serie completa di regole che regolamentano la trasmissione di video, audio e dati. Queste norme contribuiscono a garantire la privacy e la sicurezza delle persone. Tra i fattori chiave da prendere in considerazione per assicurare la conformità al GDPR nelle videoconferenze, spicca l’adozione della crittografia end-to-end. Questa tecnologia garantisce che le informazioni sensibili rimangano al sicuro e protette da accessi non autorizzati durante tutto il processo di trasmissione. Un altro elemento fondamentale di questo regolamento riguarda la profilazione, che impone il trattamento automatizzato dei dati personali in modo trasparente e responsabile. Per assicurare equità e chiarezza, è fondamentale che i singoli provider evitino l’utilizzo dei dati relativi ai clienti e fornitori a fini di lucro personale.
In aggiunta, è fondamentale conservare in modo sicuro le registrazioni delle videoconferenze, permettendo l’accesso esclusivamente a personale autorizzato, tra cui il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) o altri ruoli designati all’interno dell’azienda. Nel contesto dei trasferimenti internazionali di dati, soprattutto quando sono coinvolti fornitori al di fuori dell’UE e dello Spazio Economico Europeo (SEE), le aziende sono tenute a presentare motivazioni chiare e legittime per tali spostamenti di dati. L’incorporazione di questi princìpi nelle piattaforme di videoconferenza non solo assicura la conformità al GDPR, ma evidenzia anche un impegno concreto nella tutela dei diritti individuali alla privacy e nel sostegno agli standard più elevati di protezione dei dati.
Requisiti di conformità al GDPR per le videoconferenze
Raggiungere la piena conformità al GDPR nelle videoconferenze richiede un approccio mirato, che ponga la protezione dei dati e della privacy ad un livello di massima priorità. Per soddisfare questi rigorosi requisiti, è fondamentale:
- Archiviare le registrazioni in modo sicuro
Le registrazioni delle sessioni di videoconferenza devono essere archiviate con criteri di massima sicurezza per prevenire accessi non autorizzati e potenziali intrusioni. L’accesso alle registrazioni dovrebbe essere rigorosamente limitato al personale autorizzato, tra cui il DPO.
- Motivare in modo dettagliato i trasferimenti internazionali di dati
Nell’eventualità di trasferimenti internazionali di dati, in particolare con provider di servizi al di fuori dell’UE o dello Spazio Economico Europeo (SEE), è essenziale fornire motivazioni chiare e legittime per tali spostamenti di dati. Condizione vincolante per il rispetto degli standard normativi del GDPR durante eventuali trasferimenti internazionali è la garanzia che i dati rimangano protetti e conformi agli standard stessi.
Best practice per la sicurezza in videoconferenza
Garantire la completa sicurezza durante una sessione in videoconferenza è fondamentale per proteggere le informazioni sensibili e garantire la riservatezza delle conversazioni. Ecco alcuni consigli utili per raggiungere avanzati livelli di sicurezza durante una sessione in videoconferenza:
- Utilizzare password sicure
Genera una solida serie di password sicure e univoche per i tuoi account e per le singole riunioni. Evita di utilizzare password facilmente individuabili e valuta di abilitare l’autenticazione a più fattori (MFA) per una protezione ancora più elevata.
- Utilizzare controlli di accesso
Limita l’accesso alle riunioni solo ai partecipanti autorizzati utilizzando i controlli di accesso. Questa azione aiuta a prevenire l’ingresso di utenti indesiderati e garantisce la privacy durante le sessioni live. Funzionalità come le lobby (sale d’attesa) e i codici d’accesso alle riunioni sono molto utili per gestire i controlli di login.
- Chiudere finestre e applicazioni non necessarie prima di condividere lo schermo
Per ridurre al minimo il rischio di rivelare inavvertitamente informazioni sensibili o riservate, ricorda di chiudere tutte le finestre e le applicazioni non necessarie prima lanciare una sessione di screen sharing.
- Registrazione e Privacy
Se hai intenzione di registrare una videoconferenza, informa preventivamente i partecipanti e ottieni il loro consenso, se necessario. Assicurati che le sessioni registrate siano archiviate in modo sicuro e siano accessibili solo alle persone autorizzate. Puoi garantire che gli utenti siano informati sugli aggiornamenti privacy inserendo un link alla sezione dedicata alla privacy policy della tua azienda nell’invito alla riunione.
In che modo KeyMeeting protegge i tuoi dati durante le videoconferenze?
Quando si parla di sicurezza nel trattamento dei dati personali durante e dopo una sessione in videoconferenza, KeyMeeting opera nel pieno rispetto della privacy e della sicurezza dei propri utenti. Allo scopo di rendere la nostra infrastruttura e le nostre procedure robuste e affidabili, abbiamo implementato stringenti misure di sicurezza, tra cui la crittografia dei dati, attività costanti di backup, registri e avvisi di sicurezza.
Il nostro costante impegno alla protezione della privacy dei dati si concretizza con le opzioni di opt-in e double opt-in per la raccolta dei dati, procedure semplificate per la rimozione degli account e l’anonimizzazione dei dati (il processo di rendere i dati o le informazioni non identificabili) in modo da garantire il rispetto della privacy delle persone, a meno che non sia espressamente richiesto diversamente. Infine, le nostre procedure interne, i processi di controllo e la formazione continua del nostro team sono orientati al mantenimento della conformità alle norme del GDPR.
Ecco come garantiamo che i tuoi dati rimangano protetti:
- Conformità al GDPR
KeyMeeting è un’azienda europea che opera nel pieno rispetto del GDPR, adottando elevati standard di protezione dei dati e della privacy. - Crittografia end-to-end
I tuoi dati sono protetti da una robusta crittografia end-to-end, garantendo che le informazioni sensibili scambiate durante le videoconferenze rimangano riservati e protetti da accessi non autorizzati. - Anonimizzazione ID utente
Per garantire ulteriormente la privacy degli utenti, KeyMeeting utilizza ID utente anonimizzati, limitando l’esposizione delle informazioni personali e rafforzando la sicurezza dei dati. - Sicurezza basata su token
Le nostre misure di sicurezza basate su token aggiungono un ulteriore livello di protezione, impedendo accessi non autorizzati dagli organizzatori e rafforzando la sicurezza delle sessioni di videoconferenza. - Crittografia TLS
La crittografia TLS (Transport Layer Security) protegge la trasmissione dei dati, garantendo che le tue informazioni transitino in modo sicuro sulla rete Internet, proteggendole da intercettazioni o manipolazioni.
Se stai cercando una piattaforma di videoconferenza europea pienamente conforme al GDPR, scegli KeyMeeting. La sicurezza dei tuoi dati è la nostra priorità.