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L’apprendimento in modalità virtuale rappresenta uno strumento fondamentale per le strutture del settore formativo e per i suoi destinatari. Gran parte delle aziende utilizza soluzioni LMS (Learning Management System) per erogare formazione e training ai propri dipendenti. Nel settore istruzione e formazione, si stima che oltre l’80% degli addetti ai lavori utilizzi una soluzione LMS in via continuativa per gestire le attività didattiche e formative degli studenti.

In questo post approfondiremo tutto quello che c’è da sapere sulle piattaforme LMS: cosa sono, quali funzionalità offrono, come sfruttarne al meglio le potenzialità e quali sono le migliori soluzioni in circolazione. 

Che cos’è un LMS?

Un LMS è una soluzione software che gestisce ogni aspetto ed ogni fase dell’apprendimento online. E’ utilizzato per organizzare, programmare, coordinare ed erogare contenuti formativi in modalità virtuale in un unico ambiente. 

Un LMS semplifica il processo di apprendimento per docenti, organizzatori e studenti. Non si limita alla gestione di corsi, ma è utilizzato anche per attività di inserimento sul lavoro, di analisi dei dati e di monitoraggio delle competenze dei lavoratori.

Le soluzioni LMS sono molteplici, dalle più semplici con funzionalità di base a quelle più avanzate e scalabili in funzione delle dimensioni aziendali. Le esigenze di una società multinazionale sono infatti molto diverse da quelle di una piccola azienda.

Le piattaforme LMS possono essere cloud-based o installate localmente (on premise). Le prime sono decisamente più diffuse: più semplici da configurare, più facilmente aggiornabili e con minori esigenze di gestione.

Come funziona un LMS?

Un LMS può essere paragonato ad una scuola online o ad un sito web a cui possono accedere solo gli utenti muniti di autorizzazione. Tutti gli strumenti di apprendimento virtuale sono organizzati in un unico ambiente. Dal lato degli utilizzatori finali (discenti), un LMS consente di accedere ad una serie di corsi e-learning. Dal lato degli organizzatori e docenti, la piattaforma offre la gestione di tutti i contenuti didattici e formativi. Gli organizzatori possono ottenere report dettagliati sul tasso di completamento delle attività svolte, sul livello di competenze dei discenti, sulle statistiche relative al superamento dei vari moduli formativi e così via.

Una piattaforma LMS consente di gestire l’apprendimento in modalità totalmente virtuale (in remoto, senza alcuna interazione in presenza)  o blended (sia in remoto che in presenza). La prevalenza dei corsi di formazione organizzati in presenza prevede comunque alcune fasi formative erogate in modalità virtuale.

Uno dei vantaggi dell’apprendimento online è che è fruibile anche su dispositivi mobili. Smartphone e tablet sono infatti ampiamente più utilizzati dai discenti rispetto a computer desktop o portatili.

Quali sono i diversi tipi di LMS?

Possiamo identificare 5 differenti categorie di soluzioni LMS:

  • LMS SaaS (cloud-based)
  • LMS installato (on-premise)
  • LMS personalizzato (custom)
  • LMS Open Source
  • LMS open SaaS

LMS SaaS (cloud-based)

Questa è la modalità preferita da chi vuole essere operativo in tempi brevi. Un LMS SaaS è fruibile via cloud e non richiede alcun download o installazione software. Viene proposto generalmente come abbonamento e la scelta di soluzioni sul mercato è particolarmente ampia.

LMS installato (on-premise)

Le soluzioni on-premise sono installate direttamente sui server dei clienti. Solitamente si tratta delle piattaforme Open Source, ma anche alcuni vendor SaaS offrono questa opzione, sia pure a un prezzo più elevato. Sono generalmente più costose e il processo di installazione richiede il supporto di professionisti IT esterni all’organizzazione. Il cliente è direttamente responsabile dell’uptime e della sicurezza dell’infrastruttura IT, il che può essere vantaggioso in alcuni casi ma anche totalmente non desiderato in altri casi.

LMS personalizzato (custom)

Le soluzioni LMS personalizzate rappresentano l’opzione ideale per aziende che necessitano di requisiti specifici e dispongono di un budget elevato. Le migliori soluzioni offrono una learning experience basata su intelligenza artificiale, che migliora il modo in cui gli amministratori e gli utenti interagiscono con i contenuti di una piattaforma e-learning, supportando la formazione con un approccio più personalizzato. Per contro, non sono adatte a strutture di piccole dimensioni.

LMS Open Source

Le soluzioni Open Source – ossia il cui codice è aperto e generalmente scaricabile – possono rappresentare una valida scelta per quelle imprese che hanno una struttura IT interna e server adeguati, indispensabili per poter gestire in autonomia piattaforma e infrastruttura. Se gestiti in questa modalità, sono anche “on premise”. La maggior parte degli LMS Open Source ha anche a disposizione dei vendor, società specializzate che possono fornire le piattaforme O.S. sia sul loro cloud che sulla loro infrastruttura, liberando così il cliente dall’onere della gestione interna.

LMS Open SaaS

Le soluzioni Open SaaS – o “Open Cloud” – rappresentano ad oggi il modello più evoluto disponibile per il settore dell’e-learning. Di fatto, sono un mix tra Saas e Open Source e offrono un insieme di vantaggi derivanti da entrambe le categorie:

  • libertà dell’Open Source
  • potenza delle tecnologie cloud
  • flessibilità delle soluzioni commerciali SaaS

Le piattaforme di questa categoria (es. Forma LMS) si basano sul prodotto Open Source – abbinato ad una fruibilità Pay per Use, generalmente coperta da assistenza tecnica e garanzie dei servizi erogati sulla base di SLA dichiarati – mantenendo tutte le caratteristiche peculiari di questo modello:

  • trasparenza (accesso al codice sorgente)
  • personalizzazione (possibilità di integrare plugin)
  • implementazione (miglioramento continuo della piattaforma)

6 funzionalità essenziali per un LMS

Ecco alcune caratteristiche che riteniamo essenziali per una piattaforma LMS:

  1. Messaggistica
    Un valido e funzionale sistema integrato di messaggistica è fondamentale per garantire le comunicazioni tra studenti e docenti. Questi ultimi potranno accedere a tutta la loro corrispondenza in un unico posto invece di tenerne traccia su differenti thread di posta elettronica.

  2. Tracciamento dati
    L’utilizzo di piattaforme LMS per l’e-learning genera una grande quantità di dati, facilmente disponibili ai responsabili della formazione interna aziendale. Per supportare i discenti, questi dati devono essere interpretati in modo corretto, per monitorare i risultati e analizzare eventuali carenze di competenze. La visualizzazione di dati relativi alle attività di formazione sotto forma di grafici e diagrammi semplifica l’individuazione di trend e modelli. 

  3. Mobile ready
    Per molte persone, la possibilità di accedere ad un percorso formativo in modalità virtuale da remoto rappresenta una priorità. Considerando che la diffusione di smartphone e tablet tra gli utenti è superiore a quella di PC desktop e portatili, una soluzione LMS deve assolutamente essere fruibile da qualunque dispositivo fisso e mobile.

  4. Promemoria automatici
    Una funzionalità essenziale per docenti e studenti. I promemoria possono essere inviati automaticamente agli studenti per ricordare loro il completamento di un corso o per essere sempre aggiornati sul superamento di moduli formativi.

  5. Personalizzazione
    Istruzione e formazione per loro natura non possono essere genericamente adatti ad ogni categoria di utenti. Ruoli lavorativi diversi richiedono livelli di formazione diversi. Una user experience personalizzabile può essere molto utile per identificare i punti critici nell’apprendimento degli utenti e fornire soluzioni mirate. La personalizzazione si può esprimere anche nel livello di adattamento dell’aspetto delle interfacce utente. 

  6. Conformità
    Considerando il ruolo strategico che la formazione riveste in tutti gli ambiti lavorativi in cui sia in gioco la tutela della safety e della security di cittadini, lavoratori e aziende, è sempre più importante poter erogare una formazione di qualità, efficiente ed efficace. Le aziende sono sempre più tenute al rispetto di politiche e regolamenti interni. Una soluzione LMS deve poter erogare formazione sulla conformità al GDPR, a codici di comportamento, a regolamenti finanziari, ecc.

Vantaggi di un LMS

  • Riduzione dei costi
    Investire in una piattaforma LMS e gestire corsi di formazione in un ambiente virtuale è molto più economico che erogare formazione in presenza. Questo comporta la disponibilità di adeguati spazi per ospitare le riunioni e spese generali per la gestione in presenza delle attività formative.

  • Analisi dei dati
    L’utilizzo di un LMS consente di generare una molteplicità di dati utilizzabili per aumentare l’efficacia della formazione. I tassi di  completamento dei corsi, le percentuali di successo, i piani di formazione e l’identificazione delle carenze di apprendimento sono solo alcuni elementi che possono essere ottimizzati grazie ad una razionale analisi dei dati.

  • Flessibilità
    Grazie ad una soluzione LMS è possibile erogare formazione in modalità costante, seguendo le stesse modalità. Questo rappresenta un vantaggio strategico per le strutture che formano team distribuiti geograficamente su scala internazionale. La formazione in presenza risente del livello di competenze dei docenti, delle caratteristiche della sede, dei materiali didattici, ecc. Un LMS offre un approccio standardizzato ma estremamente flessibile che evita queste criticità.

  • Aumento del coinvolgimento
    L’apprendimento online utilizzando un LMS è tutt’altro che monotono. E’ possibile includere test, quiz, sondaggi, aree di approfondimento e discussione per ottenere elevati livelli di attenzione e coinvolgimento dei partecipanti.

  • Risparmio di tempo
    La riduzione dei tempi operativi rappresenta un significativo vantaggio derivante dall’utilizzo di una una soluzione LMS. Basti pensare ai tempi sprecati dai dipendenti di un’azienda per le trasferte da e verso le sedi dislocate di formazione. La formazione in presenza costringe i dipendenti ad abbandonare temporaneamente il proprio posto di lavoro per frequentare un corso, anche durante periodi lavorativi potenzialmente intensi. Un sistema di formazione in aula virtuale offre una flessibilità maggiore ai dipendenti, eliminando i tempi di trasferimento.

  • Accessibilità risorse
    La possibilità di accedere in qualunque momento ai contenuti didattici organizzati in un unico ambiente consente ai discenti di gestire in modo più efficace le fasi di apprendimento rispetto alla frequenza di un corso in presenza con tempi necessariamente scanditi.

  • Offerta flessibile
    L’utilizzo di un LMS consente di modificare l’offerta formativa in tempi molto più rapidi. È stata introdotta una nuova normativa di settore? Sarà sufficiente caricare in piattaforma un nuovo corso sull’argomento. E’ molto semplice anche aggiornare, modificare o rimuovere corsi esistenti.

Le 5 migliori piattaforme LMS

Docebo

Docebo è una piattaforma di apprendimento basata sull’intelligenza artificiale. Disponibile in oltre 40 lingue, Docebo combina l’apprendimento formale, sociale e pratico con la gestione delle competenze per massimizzare le prestazioni degli studenti.

Docebo è una soluzione versatile e scalabile, progettata per soddisfare le esigenze di aziende di qualsiasi dimensione, dalle PMI alle grandi aziende e imprese di livello enterprise.

Docebo è progettato per supportare scenari di formazione ed e-learning semplici. Il sistema utilizza una strategia di “connettore” per estendere l’applicazione principale con le proprie funzionalità aggiuntive e funzionalità di terze parti.

Docebo offre una vasta libreria di connettori, in rapida crescita. Il loro marketplace di connettori emula gli store Apple o Android, dove possibile  acquistare app gratuite o a pagamento, scaricarle, installarle e utilizzarle immediatamente.  Questa strategia posiziona Docebo come facile da usare per le organizzazioni con esigenze limitate, ma fornisce anche la possibilità di estendere la piattaforma per quei clienti che necessitano di una personalizzazione di livello enterprise.

Pro

Opzioni di personalizzazione eccellenti. Offre la possibilità di configurare differenti modalità di visualizzazione per ruoli e dipartimenti.  Ottima reportistica. Accesso ai corsi rapido. I corsi effettuati vengono archiviati ed è possibile reperire sempre i documenti formativi anche dopo anni di formazione. 

Contro

La gamification della piattaforma sembra essere un tassello ancora da perfezionare. A causa dell’ampia gamma di funzionalità menzionate, richiede tempi di apprendimento non brevi. Offre moduli aggiuntivi ma con costi extra. 

Litmos

SAP Litmos è un LMS moderno basato su cloud, adatto a PMI con esigenze di gestione dell’apprendimento relativamente semplici. Il design è progettato per supportare l’apprendimento dei dipendenti di aziende e organizzazioni no profit, con un’interfaccia utente intuitiva ed una gamma di funzionalità molto interessante. Questo LMS può supportare strutture di formazione con decine di migliaia di studenti; tuttavia potrebbe essere limitativo per implementazioni complesse e su larga scala.

SAP Litmos è progettato per la fornitura di contenuti didattici online in ogni formato. L’interfaccia di amministrazione semplifica la creazione di contenuti con strumenti integrati o importando file di contenuti esistenti (es. file SCORM, video, Word, PDF e documenti Adobe. E’ possibile integrare contenuti generati da LMS come valutazioni, sondaggi, pagine HTML o eventi con docenti per creare corsi e percorsi di apprendimento.

Pro

Consente un accesso facile e veloce da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Fornisce report con informazioni in tempo reale sullo stato di avanzamento dei partecipanti al processo di formazione. Possibilità di caricare video come parte del processo di valutazione.

Contro

Costi elevati. Il flusso di lavoro e le configurazioni per ciascuna delle opzioni “SAP Litmos Integration” potrebbero essere migliorate e integrate in modo più fluido nell’interfaccia di amministrazione. Molte funzionalità non sono disponibili nella prova gratuita, inclusi campi personalizzati, valutazioni video e possibilità di impostare corsi consigliati.

Talent LMS

Talent LMS è un software pluripremiato basato su cloud, ideale per offrire una formazione online coinvolgente. E’ possibile creare corsi con pochi clic in una piattaforma adatta sia ad aspiranti formatori che esperti. Unisce il supporto per più tipi di file e contenuti multimediali (presentazioni, video, iFrame, SCORM, ecc.) alla semplicità di utilizzo, con un team di supporto molto efficiente. Ottimo rapporto qualità/prezzo, considerando tutte le funzionalità disponibili. Soluzione configurabile in white label. Dispone di un ampio set di API per sviluppare integrazioni con software di terze parti.

Pro

Vasta gamma di funzioni. Sistema molto stabile e rapidissimo nel caricare i contenuti video. Ottima l’implementazione per videoconferenze. Gestisce un sistema di azioni automatiche molto funzionale. Aggiornamenti trimestrali regolari che ne migliorano funzionalità e usabilità.

Contro

Poco personalizzabile e con un’estetica poco variabile. Alcune interfacce sono sviluppate in maniera limitata e parziale. Alcune funzionalità vengono abilitate limitatamente ad alcune fasce di prezzo.

Moodle

Moodle è un sistema di gestione dell’apprendimento online gratuito, che offre agli educatori di tutto il mondo una soluzione open source per l’e-learning scalabile, personalizzabile e sicura, con la più ampia selezione di attività disponibili. Moodle è supportato da una rete attiva di partner Moodle certificati per fornire assistenza ed una comunità attiva di sviluppatori, utenti e sostenitori.

Moodle è uno delle più popolari piattaforme LMS open source, utilizzato dalla gran parte delle università europee per erogare contenuti didattici online. Il processo di installazione potrebbe essere potenzialmente complesso e, in base alle specifiche esigenze, potrebbe richiedere il supporto di risorse specialistiche.  
Moodle è gratuito con installazione su server del cliente, mentre una soluzione hosted è disponibile a partire da circa 600€/anno. 

Pro 

  • Ottimo supporto linguistico
  • Facilità di utilizzo
  • Open source/gratuito
  • Creazione, modifica e rimozione di funzionalità

Contro

  • Installazione complessa

Forma LMS

Forma LMS è una piattaforma particolarmente orientata al mondo aziendale, sebbene sia utilizzata anche in ambito universitario.
È gestita da un gruppo di aziende italiane e negli ultimi 10 anni si è diffusa in tutto il mondo.
Il suo modello di sviluppo – Open Innovation – consente al prodotto di aggiungere funzionalità con un approccio bottom up, grazie agli investimenti di alcuni clienti e stakeholder che consentono a tutti di beneficiare di nuove funzionalità mirate per esigenze specifiche o mercati specifici.
Include tutte le funzionalità tipiche di un LMS, oltre ad una reportistica molto dettagliata ed alla possibilità di avere un ambiente multi-cliente. 

Disponibile sia in versione cloud che self-hosted, gestita dal vendor (FormaFarm). API disponibili, un vasto numero di integrazioni con software di terze parti disponibili. Per approfondimenti, https://www.formafarm.com/forma-lms/.

Forma LMS è già perfettamente integrata con KeyMeeting. E’ inoltre già integrata con H5P per la creazione di contenuti. 

I prezzi per la versione cloud partono da € 87/mese o € 870/anno per piccoli progetti, mentre il piano più venduto prevede un canone di € 2.100/anno. Disponibili scaglioni che consentono anche ad aziende con 30k, 50k o 100k utenti di utilizzare il sistema. 

Pro

Semplice da usare e flessibile, consente diverse personalizzazioni, un ambiente multi-cliente e gestisce perfettamente tutti i tipi di contenuto, Scorm e non. Il fatto che il vendor ne sia anche lo sviluppatore consente anche di affrontare modifiche funzionali (plugin) senza timore di non poter più aggiornare l’applicativo. Prezzo di partenza molto economico; in generale, più economica rispetto ai competitor paragonabili. 

Contro

Anche se è decisamente migliorata come look & feel, in alcune sezioni ci sono ancora dei passi avanti da fare per rendere l’interfaccia più contemporanea. Mobile-ready e friendly, ma ancora manca una app iOS o Android. 

Conclusioni

Le soluzioni LMS svolgono un ruolo fondamentale nella formazione e nell’istruzione online a livello istituzionale. Consentono agli addetti ai lavori di gestire tutto il loro materiale didattico in un unico ambiente. Garantiscono un significativo risparmio in termini di riduzione di tempi e costi rispetto alla formazione in presenza.

La scelta della soluzione adatta alle specifiche esigenze potrebbe essere complicata. Ci auguriamo che questo post possa esserti di aiuto nella tua ricerca.