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La comunicazione digitale ha registrato un incremento virale di popolarità negli ultimi due anni. Già prima della pandemia, la videoconferenza era entrata a pieno titolo a far parte delle nostre vite lavorative, anche se nessuno avrebbe ipotizzato che nel 2022 la videoconferenza cloud sarebbe stata la forma di comunicazione più rilevante per le aziende. 

Le prime piattaforme di videoconferenza apparse sul mercato erano basate su server fisici di proprietà delle singole aziende. Il software era estremamente costoso e attività come installazione, aggiornamento e manutenzione erano molto complesse. Come in ogni settore tecnologico, l’innovazione ha gradualmente condotto ad una riduzione dei prezzi e ha introdotto una nuova generazione di soluzioni di videoconferenza basate su cloud. Le aziende di piccole e medie dimensioni hanno avuto così la possibilità di accedere a piattaforme più economiche e più semplici da configurare. 

La diffusione delle soluzioni di videoconferenza basate su cloud ha provocato per contro un forte calo nelle vendite di apparecchiature e hardware per videoconferenze, diventate non più necessarie. Grazie a soluzioni cloud come KeyMeeting, per creare – o partecipare a – una riunione virtuale o un webinar è sufficiente un dispositivo fisso o mobile ed una connessione internet. 

Che cos’è la videoconferenza cloud?

Le soluzioni cloud consentono alle persone di accedere a riunioni virtuali in videoconferenza con un semplice clic, direttamente dai loro browser. Nessun software da scaricare, nessun processo di installazione complesso, nessun problema tecnico con server interni. I sistemi basati su cloud sono molto più semplici da configurare, non prevedono costi generali per infrastruttura IT, per servizi di hosting e per supporto tecnico relativo alla manutenzione hardware e software. 

Software come servizio (SaaS)

Con il modello SaaS, i clienti ricevono un software che non richiede l’uso di un server per il suo utilizzo. Con queste opzioni, i clienti hanno bisogno solo di un computer, di un tablet o di uno smartphone per accedere all’applicazione.

Quali sono i vantaggi della videoconferenza cloud?

Le soluzioni di videoconferenza basate su cloud presentano numerosi vantaggi rispetto alle corrispondenti soluzioni on-premise: 

  • A prova di rischi futuri
    Le aziende hanno bisogno di soluzioni che supportino la gestione e la protezione dei dati; per questo, il programma di sicurezza del proprio stato futuro deve rappresentare una priorità assoluta. Grazie alle soluzioni cloud, lo sviluppo software può dedicarsi a risolvere i problemi non appena compaiono, invece di dover rilasciare un aggiornamento scaricabile periodicamente. 
  • Sicurezza
    La sicurezza nel cloud è un requisito fondamentale per tutte le organizzazioni. Un recente report condotto da (ISC)2 rivela che il 93% delle organizzazioni è moderatamente o estremamente preoccupato per la sicurezza nel cloud.
    I sistemi integrati di informazioni sulle minacce informatiche, monitoraggio e prevenzione delle intrusioni costituiscono la spina dorsale della sicurezza di una soluzione di videoconferenza cloud. Grazie a questi sistemi, qualsiasi attività dannosa o violazione viene segnalata e le intrusioni rilevate vengono bloccate al momento della loro scoperta.
    La crittografia è un ulteriore livello di sicurezza nel cloud per proteggere informazioni e dati, codificandoli quando sono in transito. Questo assicura che sia pressoché impossibile decifrare i dati senza autorizzazione, a differenza delle soluzioni software on-premise, che per loro natura sono esposte a continue minacce alla sicurezza ed a rischi di violazioni. Per saperne di più sulle security policies adottate da KeyMeeting, clicca qui.
  • Flessibilità
    In un mondo in cui flessibilità e smart working sono diventati temi centrali, grazie ad una soluzione di videoconferenza cloud è possibile lanciare meeting virtuali accedendo alla piattaforma direttamente con un click via browser da qualsiasi dispositivo fisso o mobile, in qualsiasi parte del mondo  Offrire agli utenti questa flessibilità consente di mantenere una collaborazione efficace anche in presenza di fusi orari diversi. Le soluzioni on-premise non possono offrire questi avanzati livelli di flessibilità.

  • Aumento della produttività
    E’ dimostrato da numerosi studi che il lavoro a distanza aumenta la produttività nelle aziende. La maggior parte dei dipendenti preferisce di gran lunga modelli di lavoro online o ibridi rispetto al tradizionale lavoro in ufficio per cinque giorni alla settimana. I sistemi basati su cloud offrono la possibilità di implementare il lavoro a distanza in modo rapido e senza problemi.

  • Risparmio di tempo e denaro
    Le soluzioni di videoconferenza cloud consentono di soddisfare le esigenze di comunicazione delle aziende, con il vantaggio di eliminare ogni preoccupazione per gli aspetti tecnologici. I servizi di videoconferenza su cloud consentono di risparmiare tempo e denaro alle persone riducendo gli spostamenti da e per il posto di lavoro. Inoltre, riducono i costi per le aziende rendendo superflui gli spazi di lavoro fisici ed i costi per trasferte. Inoltre, un software basato su cloud permette di abbattere i costi per infrastruttura IT hardware, niente manutenzione e paghi solo per quello che ti serve.

Svantaggi

  • Mancanza di contatti personali
    Questo svantaggio riguarda indifferentemente tutte le forme di collaborazione di lavoro a distanza. Solo Comunicare con i propri colleghi solo attraverso uno schermo può creare un senso di distacco e di solitudine. 

  • Connessione  di rete
    Le aziende dispongono generalmente di un sistema di backup in caso di interruzioni di connessione di rete. Purtroppo, in caso di connessioni domestiche utilizzate per attività lavorative in smart working, è molto raro disporre di un sistema di backup. Le interruzioni di rete a livello domestico sono tra l’altro  difficili da prevenire.

Quali funzionalità deve offrire una piattaforma di videoconferenza cloud?

Qui potrai trovare un elenco di funzionalità essenziali che ogni piattaforma di videoconferenza professionale dovrebbe offrire:

  • Registrazioni cloud: registra e archivia la tua riunione per un utilizzo futuro in un formato sicuro basato su cloud.

  • Condivisione dello schermo: condividi in tempo reale applicazioni software, presentazioni e dati in tempo reale con tutti i partecipanti.

  • Condivisione di file: condividi file nei formati più diffusi come PDF, Word, Powerpoint, MP4.

  • Funzionalità interattive: aumenta il coinvolgimento e migliora la collaborazione tra i partecipanti lanciando sessioni di domande e risposte, sondaggi, richiesta di parola, note condivise, note condivise, ecc.

  • Personalizzazione brand: Integra il logo ed i colori aziendali nelle tue riunioni virtuali: i clienti percepiranno la tua professionalità e aumenterà la tua brand reputation.

  • App per dispositivi mobili: offri ai partecipanti alle tue riunioni la possibilità di accedere anche da qualsiasi dispositivo mobile.

4 passi per implementare la videoconferenza cloud nella tua azienda

  1. Scegli la tua piattaforma
    Questo processo richiede necessariamente pianificazione e un po’ di ricerca. Se ritieni che una soluzione di videoconferenza basata su cloud sia adatta alle tue esigenze, ti consigliamo di provare KeyMeeting. La nostra piattaforma ha tutto ciò di cui hai bisogno per organizzare riunioni virtuali in modo perfetto e professionale, utilizzando qualsiasi dispositivo. KeyMeeting è una piattaforma completa, sicura e affidabile, pienamente conforme al GDPR. 
    Puoi richiedere una prova gratuita per 14 giorni o prenotare una demo live con un nostro esperto.

  2. Configura la piattaforma
    Questa fase dovrebbe essere rapida e semplice: scegli alcuni dipendenti e fai un test di prova sulla piattaforma scelta. La maggior parte delle piattaforme basate su cloud sono semplici da usare e non richiedono molto tempo per l’apprendimento. 

  3. Gestisci la formazione del tuo team
    In questa fase il software dovrà essere presentato a tutti i dipendenti in azienda che dovranno farne uso. Un’adeguata formazione sarà fondamentale: ti consigliamo di organizzare veri e propri webinar formativi per introdurre e dimostrare le funzionalità della piattaforma al tuo team, creando gruppi di lavoro separati per simulazioni e approfondimenti.

  4. Richiedi feedback al tuo team
    Chiedi ai tuoi dipendenti il loro feedback sul nuovo software. Se in precedenza era già stata adottata una differente piattaforma, dovrai facilitare la transizione evidenziando le differenze e i vantaggi della nuova soluzione. Una comunicazione chiara in questa fase contribuirà notevolmente a ottimizzare la collaborazione.

Conclusioni

Le videoconferenze basate su cloud hanno rappresentato un efficace strumento per migliorare la qualità della vita di milioni di lavoratori. Grazie alla loro diffusione sul mercato, le aziende hanno potuto risparmiare tempo e denaro, registrando al contempo un incremento della produttività dei dipendenti.

Queste soluzioni software hanno anche consentito alle strutture di piccole dimensioni di implementare modalità di lavoro a distanza. I vantaggi sono numerosi e questo trend è destinato a consolidarsi nel tempo. 

Per garantire continuità al tuo business, devi stare al passo con i competitor nel tuo settore.  L’implementazione del lavoro a distanza utilizzando un sistema di videoconferenza basato su cloud ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi e a migliorare la produttività – e la serenità – dei tuoi dipendenti.

Puoi iniziare oggi stesso con KeyMeeting attivando una prova gratuita valida 14 giorni o prenotando una demo live con un nostro esperto.