Come gestire un meeting online
- accertati che tutti i partecipanti invitati siano presenti e regolarmente collegati;
- prima di iniziare, effettua test di collegamento con i partecipanti per verificare i settaggi audio e video;
- fai di tutto per essere puntuale: non iniziare mai un meeting in ritardo;
- presentati e presenta i partecipanti o invita tutti i partecipanti a presentarsi;
- comunica a tutti i partecipanti che la sessione di videoconferenza sta per iniziare: saluta con un cenno della mano e con una formula di benvenuto (più o meno formale in base al tipo di riunione);
- fai in modo che tutti si rendano conto di partecipare ad una sessione di videoconferenza “live” e non ad una registrazione video preregistrata;
- un buon consiglio è iniziare la presentazione citando la data e l’ora attuali e sottolineando la diretta della videoconferenza;
- traccia sin dall’inizio l’agenda del meeting, preferibilmente con una slide di supporto;
- elenca gli argomenti all’ordine del giorno e le priorità del meeting;
- mantieni sotto controllo la durata della sessione, intervenendo se necessario per evitare “sforamenti”;
- ricorda che durante una sessione di videoconferenza molto spesso i partecipanti si sentono “trascinati” e inconsapevolmente provocano un allungamento dei tempi prefissati;
- quando devi porre domande ad un gruppo riunito in videoconferenza, rivolgiti sempre ad una persona specifica citandola per nome;
- assicurati che le slides PowerPoint da utilizzare durante una presentazione non contengano testo con caratteri troppo piccoli: non superare 7/8 righe di testo per slide, in modo che tutti i partecipanti al meeting possano leggere facilmente il contenuto;
- evita, se possibile, l’uso del colore rosso nelle presentazioni;
- al termine di ogni meeting, lascia sempre trascorrere qualche secondo prima di interrompere la sessione in broadcast; il segnale video arriva a destinazione normalmente con almeno 2″ di ritardo;
- al termine di ogni meeting, chiudi prima la finestra di trasmissione dei partecipanti e solo successivamente la tua. Attendi in ogni caso almeno 10″ prima di lasciare la tua postazione.
Post correlati
Videonetiquette 1a parte
Videonetiquette 2a parte