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Sebbene i due termini vengano spesso interscambiati, webinar e meeting sono due tipologie di eventi decisamente diversi fra loro.

In questo post analizzeremo le differenze che li distinguono, in modo da scegliere il tipo di evento più adatto per il prossimo incontro online.

Meeting online

E’ un evento online in cui un gruppo ristretto di persone collabora: ogni partecipante può intervenire in diretta, esprimere le proprie idee, condividere documenti, partecipare ad una discussione.

I meeting online (o riunioni online) sono ideali per discutere strategie di business, piani di marketing, ecc.; in ogni caso, lo scenario abituale è quello in cui colleghi e partner si confrontano e fanno attività di brainstorming, collaborando ed interagendo tra loro. Non esiste una netta distinzione tra i ruoli: normalmente l’organizzatore abilita tutti i partecipanti al ruolo di speaker, o comunque attiva tutte le funzionalità di interazione e collaborazione a tutti i partecipanti.

Webinar

Un webinar è una tipologia di evento adatta ad una presentazione online, a cui prende parte un ampio numero di persone, che si dividono in due ruoli distinti: speakers e partecipanti.

Gli speakers conducono il webinar, gestiscono la presentazione di un determinato prodotto/servizio, attivano on demand i partecipanti che richiedono la parola; gli altri partecipanti ascoltano, osservano, ed eventualmente hanno la facoltà di intervenire attraverso le funzionalità collaborative (chat, domande e risposte, sondaggi, ecc.).

In altre parole, possiamo immaginare un webinar come una conferenza a larga partecipazione, applicabile a svariati scenari.

Quando lanciare un meeting online?

Il meeting online è ideale per riunire gruppi di persone geograficamente distanti fra loro, ad esempio un team distribuito in Italia o nel mondo.

I meeting online offrono la possibilità di incontrare colleghi e partner con frequenza regolare, ovunque essi siano: sarà sufficiente una connessione internet per collegarsi in videoconferenza e condividere aggiornamenti, idee, lavorare in team, simultaneamente sullo stesso documento. In altre parole, un meeting online è la soluzione per incontrare e collaborare con qualcuno che sia fisicamente distante da noi.

Ovviamente è necessario dotarsi di una piattaforma di videoconferenza che metta a disposizione strumenti collaborativi come la lavagna interattiva, la condivisione del desktop, che disponga di un’area in cui gestire la condivisione di presentazioni e media, scaricare documenti e registrare le sessioni live.

Quando organizzare un webinar?

Il webinar è la soluzione ideale per presentare qualcosa ad un vasto pubblico.

Se la tua azienda ha rilasciato un nuovo prodotto, o deve lanciare un importante aggiornamento software, o comunque ha un importante progetto da presentare al proprio mercato di riferimento, organizzare un webinar è senza dubbio la soluzione vincente e più efficace. Durante un webinar i relatori potranno presentare al proprio pubblico il prodotto in tutte le caratteristiche e funzionalità, potranno rispondere alle domande dei partecipanti durante un question time ed eventualmente consentire l’accesso diretto ad un’area e-commerce per eventuali acquisti in promozione legati alla partecipazione al webinar.

I webinar sono molto efficaci anche per attività di lead generation e per raccogliere contatti altamente profilati, quindi se l’obiettivo è raggiungere uno specifico target di persone per lanciare un brand, un nuovo prodotto, un nuovo servizio, incrementando la rete di contatti.

Per gestire un webinar in modo professionale è necessario scegliere una piattaforma di videoconferenza che consenta di raggiungere un numero elevato di partecipanti (oggi è frequente assistere a webinar a cui partecipano anche migliaia di persone), che offra un’interfaccia personalizzabile con brand e colori aziendali: durante l’evento il brand deve essere sempre al centro dell’attenzione, in modo che venga memorizzato bene dal pubblico. Ovviamente, la piattaforma webinar deve offrire un set completo di funzionalità collaborative e di interazione: lo screen sharing è particolarmente utile se l’obiettivo dell’evento è la presentazione di un software; i sondaggi sono indispensabili per ottenere un feedback immediato dai partecipanti; il panel Q&A (domande e risposte) permette di gestire question time moderati filtrando le domande dei partecipanti ed eventualmente mostrando a tutti quelle più interessanti. Se l’obiettivo del webinar è quello di raggiungere più persone possibili, attività di condivisione sui social media rappresentano un ottimo alleato, così come la registrazione dell’evento live, pronta per essere veicolata in rete in modo da stimolare nuovi contatti. Infine, disporre di un report (di tracciabilità dei partecipanti) dettagliato fornirà informazioni molto utili per le attività di follow-up.

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Carolina Sanguinetti

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