Le riunioni online sono diventate una componente chiave della strategia di comunicazione di ogni azienda. Organizzare riunioni online efficaci può sembrare semplice, ma non è sempre così scontato.
In questo post troverai molti consigli utili ed una checklist per aiutarti ad ottenere il massimo dalle tue riunioni virtuali.
Cosa sono le riunioni virtuali?
Una riunione virtuale può essere definita come uno strumento per comunicare in rete con altre persone, utilizzando un software di videoconferenza, un microfono e una webcam. Le riunioni virtuali hanno rimosso molte barriere a una comunicazione efficace: distanze, spazi fisici, costi e tempi per trasferte. Comunicare con i colleghi ora è facile immediato: basta un clic e possiamo essere collegati con chiunque, dovunque.
Per contro, l’estrema facilità di accesso alle riunioni virtuali può rappresentare una vera e propria barriera. Negli ultimi due anni è capitato più o meno a tutti di partecipare a riunioni online organizzate in modo superficiale, senza obiettivi definiti, senza regole adeguate ad una riunione efficace e produttiva.
Perché le riunioni virtuali sono una risorsa per le aziende?
Le riunioni a distanza rappresentano una grande opportunità per le aziende e riservano importanti vantaggi:
• Riduzione dei costi
Le riunioni virtuali faranno risparmiare denaro alla tua azienda. È un calcolo molto semplice: valuta quanto costa una trasferta di lavoro di personale aziendale (viaggio, vitto, alloggio, trasporti vari ecc.) e confrontalo con il costo corrispondente per organizzare una riunione virtuale in videoconferenza. Scoprirai che è molto più economico ospitare virtualmente una riunione.
• Riduzione dei tempi per trasferte
Quanto tempo devono dedicare le persone nella tua azienda alle trasferte di lavoro? Probabilmente un numero significativo di ore.
Grazie alle riunioni virtuali, queste ore possono essere risparmiate e investite in altre attività lavorative e in tempo libero.
• Aumento della produttività dei dipendenti
Molti studi hanno dimostrato che lavorare in remoto significa poter contare su dipendenti più produttivi. La maggior parte delle persone che cercano una nuova occupazione pongono come priorità la possibilità di lavorare in remote working, in modalità ibrida o completamente a distanza.
• Adozione di un software di videoconferenza
Gestire riunioni virtuali mediante una piattaforma dedicata offre molti strumenti di collaborazione, difficili da replicare in presenza. Immagina di lanciare un sondaggio ad un pubblico dal vivo ogni 15 minuti, o ricordare quali domande ti hanno sottoposto e in quale sequenza: quasi impossibile! Questi limiti possono essere facilmente superati con un software di videoconferenza come KeyMeeting.
9 consigli utili per organizzare riunioni virtuali efficaci
1. Coinvolgi il tuo pubblico
Se devi lanciare riunioni online, il coinvolgimento sarà il tuo migliore alleato.
Uno scarso livello di coinvolgimento ridurrà l’interesse e la partecipazione ai tuoi meeting, impedendoti di raggiungere i tuoi obiettivi. KeyMeeting dispone di una serie di funzionalità interattive, tra cui sondaggi, test, richiesta di parola, domande e risposte ed emoji. Usali frequentemente per assicurarti che i partecipanti siano sempre coinvolti.
2. Adotta la netiquette delle riunioni virtuali
Abbiamo dedicato un post alle regole da seguire durante le riunioni online. Fai di tutto per dimostrare la tua professionalità anche in un ambiente virtuale. Le buone maniere aiutano a costruire relazioni collaborative.
Disattiva il microfono quando non stai parlando, soprattutto in riunioni a larga partecipazione.
3. Scegli la piattaforma che fa per te
La scelta della piattaforma di videoconferenza avrà un grande impatto sul successo delle tue riunioni. KeyMeeting ha tutto ciò di cui hai bisogno per organizzare riunioni virtuali coinvolgenti ed efficaci. Streaming video HD,condivisione schermo, registrazioni su cloud, lavagna interattiva, condivisione di file, breakout room, funzionalità interattive e app per dispositivi mobili sono solo un esempio delle funzionalità disponibili.
4. Programma la formazione interna
Se hai adottato di recente una nuova piattaforma di videoconferenza, è opportuno prevedere alcune sessioni di formazione dedicate agli utilizzatori, in modo che tutto il team aziendale acquisisca le necessarie competenze per l’utilizzo della piattaforma.
5. Presenta i partecipanti
Se sei l’organizzatore della riunione, questo compito spetta a te. Prima di iniziare ad affrontare i vari punti in programma, dedica qualche minuto alle presentazioni. Ricorda che partecipare ad una riunione con persone sconosciute è difficile e imbarazzante. Fai in modo che tutti abbiano ben chiaro quali sono i ruoli delle altre persone presenti nella riunione. Una volta terminate le presentazioni, ricorda a tutti i partecipanti le motivazioni e l’obiettivo finale della riunione.
6. Lancia sondaggi frequenti
Durante le tue riunioni online, ti consigliamo di utilizzare la funzione sondaggi con frequenza, quel tanto che basta per mantenere attivi l’interesse e il coinvolgimento dei partecipanti.
7. Rivolgiti alle persone chiamandoli per nome
Le persone amano sentire il proprio nome. È un semplice fattore psicologico: se vuoi ottenere maggiore attenzione dai partecipanti durante una riunione virtuale, rivolgiti a loro chiamandoli per nome.
8. Stabilisci un obiettivo per le tue riunioni
Le tue riunioni devono avere sempre un obiettivo preciso. A nessuno piace partecipare a riunioni che diano l’impressione di essere una perdita di tempo. Quando definirai la tua agenda, pensa ancora una volta ai tuoi obiettivi. Devono essere chiari e misurabili.
9. Raccogli il feedback dai partecipanti
Al termine della riunione, ricorda sempre di ottenere feedback dai partecipanti. Puoi utilizzare le risposte per migliorare le tue prossime riunioni e offrire un’esperienza migliore ai tuoi partecipanti.
Check List: 9 controlli da fare prima di una riunione online
Ecco un elenco di controlli che dovresti sempre fare prima di iniziare una riunione in videoconferenza:
• Mantieni aggiornato il tuo software
Per quanto sia semplice, molti organizzatori dimenticano sistematicamente di controllare se il loro software sia correttamente aggiornato all’ultima release. Il modo migliore per prevenire questo problema è utilizzare una piattaforma di videoconferenza browser- based come KeyMeeting. Il software basato su browser non richiede infatti nessun download e consente di partecipare alle riunioni semplicemente cliccando su un link. Gli aggiornamenti software saranno gestiti in automatico dal sistema, senza alcuna necessità di aggiornamento periodico da parte degli utenti.
• Verifica la tua connessione internet
Assicurati di disporre effettivamente di una connessione adatta ad organizzare riunioni virtuali. Se sei lo speaker, la tua presenza in riunione è assolutamente obbligatoria: non puoi permetterti di entrare e uscire a causa di criticità di rete. Se disponi di una connessione veloce, non avrai problemi. Se invece la tua connessione non è particolarmente performante, fai il possibile per assicurarti la massima larghezza di banda per la tua riunione.
• Vestiti in modo appropriato
Il fatto che tu lavori da remoto non giustifica un abbigliamento inappropriato durante le tue riunioni online. Sei un professionista e indossare abiti adatti – anche se informali – è segno di rispetto nei confronti degli altri partecipanti. Cura il tuo aspetto: le webcam oggi rivelano ogni dettaglio e la prima impressione che le persone si fanno di te è condizionata dal tuo aspetto anche in una riunione virtuale.
• Verifica la tua illuminazione
Controlla l’illuminazione della tua postazione prima di iniziare un meeting. Se desideri un risultato professionale, ti consigliamo un’illuminazione a due o tre punti. Per saperne di più, leggi il nostro post dedicato “Come scegliere il miglior kit di illuminazione per videoconferenze“.
• Verifica il tuo microfono
Un audio cristallino è altrettanto importante: potresti avere la migliore illuminazione ambientale la miglior webcam sul mercato, ma un microfono di scarsa qualità potrebbe rovinare tutto.
• Prepara un ordine del giorno
Se sei l’organizzatore della riunione, crea un’agenda e inviala ai partecipanti. Questa azione farà in modo che tutti possano documentarsi e prepararsi in tempo; inoltre, eviterai che gran parte della tua riunione sia assorbita da richieste di chiarimento su argomenti non noti ai partecipanti.
• Invia inviti e promemoria
Controlla di aver inviato correttamente gli inviti ai tutti i partecipanti e, se previsti, di programmare l’invio di promemoria. E’ infatti frequente un calo di partecipazione alle riunioni virtuali a causa di inviti mai ricevuti o per l’assenza di reminder. KeyMeeting rende questo processo più semplice per gli organizzatori, mettendo a disposizione un sistema per generare inviti e promemoria in modo automatico e personalizzabile. Limita l’inoltro degli inviti alle sole persone di cui è effettivamente richiesta la presenza.
• Carica i documenti in anticipo
Verifica tutti i materiali di cui hai bisogno per le tue riunioni e caricali sulla tua piattaforma, in modo che siano sempre disponibili. Tutti i tuoi file dovrebbero essere ordinatamente organizzati in una o più cartelle, pronti per l’uso. KeyMeeting dispone di una Media Library in cui archiviare e organizzare i tuoi contenuti, sempre disponibili in modo permanente per essere condivisi durante le tue riunioni online.
• Fai un test
Ti consigliamo di lanciare una breve sessione di prova prima della riunione ufficiale. Un test di verifica finale è fondamentale in caso di eventi importanti come riunioni aziendali, consigli di amministrazione, ecc. È necessario controllare che tutto funzioni alla perfezione. Non aspettare l’inizio della riunione prima di notare qualcosa di non corretto nelle impostazioni hardware o software. Un test finale prima di un evento può fare la differenza.
Conclusioni
Chiunque può organizzare una riunione online, ma per fare in modo che tutto si svolga in modo fluido e coinvolgente è necessaria una programmazione che curi ogni aspetto prima, durante e dopo la riunione. Applica i nostri consigli alle tue prossime riunioni: i tuoi partecipanti ti ringrazieranno.