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Quando si sceglie una soluzione di videoconferenza, ci sono molti fattori da prendere in considerazione: 

  • è una piattaforma All-in-One adatta ad ogni esigenza o si limita a specifici utilizzi?
  • richiede l’installazione preliminare di un client?
  • offre un set completo di funzionalità? 
  • garantisce un elevato livello di personalizzazione? 
  • è disponibile un valido supporto clienti? 

Nonostante queste siano tutte domande importanti, c’è anche un ulteriore fattore che deve essere assolutamente valutato in fase di selezione della piattaforma:

  • fornisce report presenze e statistiche dettagliati e conformi alle reali esigenze?

Secondo un rapporto pubblicato dalla testata online Harvard Business Review, analizzare i dati storici delle riunioni online può aiutare un’azienda a creare un ambiente collaborativo con elevati indici di coinvolgimento e produttività. 

Ad esempio, è utile rilevare se e quando si verificano interruzioni durante una sessione live, oppure ottenere informazioni sulla puntualità di partecipazione delle persone alle riunioni. Gli organizzatori sono in grado di visualizzare le attività di disattivazione/attivazione audio e video, le tipologie di connessione di rete ed i feedback di qualità al termine di una riunione. Questi dati possono essere disponibili anche per riunioni in corso, con valori aggiornati in tempo reale.

Altro esempio: un numero significativo di partecipanti che abbandonano la riunione in anticipo può essere un indicatore di criticità di natura diversa:

  • si è verificato un problema di connessione di rete che ha degradato la qualità della sessione, costringendo i partecipanti a disattivarsi?
  • la causa è riconducibile alla scarsa qualità delle informazioni fornite?
  • o alla mancanza di coinvolgimento dei partecipanti?

Molto spesso, il livello qualitativo delle riunioni aziendali è scarso in termini di interazione, coinvolgimento e qualità delle informazioni. Questo limite può però essere decisamente innalzato con un attento benchmarking dei dati storici estrapolati dai report di tracciabilità delle presenze. 

Per tutti gli operatori del settore della formazione che devono scegliere una soluzione di videoconferenza per gestire corsi online, la reportistica assume una rilevanza strategica. Molto frequentemente, purtroppo, vengono sottovalutati i rischi dovuti a una carenza delle informazioni sulla partecipazione dei corsisti o ad una non conformità alle normative vigenti, in favore della sola valutazione del budget.

Spesso i report presenze forniti da piattaforme di videoconferenza a diffusione globale non si rivelano conformi alle normative italiane ed in linea con i requisiti richiesti dagli enti accreditati, esponendo gli operatori del settore della formazione che utilizzano queste piattaforme ad un alto rischio di contestazione e verifiche da parte degli organi di controllo.

Gli addetti ai lavori – in particolare le strutture che devono gestire corsi di formazione online finanziati dai fondi interprofessionali – hanno infatti l’onere di produrre una tracciabilità delle presenze dei partecipanti alle sessioni in aula virtuale assolutamente dettagliata, completa di ogni informazione relativa alla partecipazione dei discenti e pienamente compliant con le direttive ANPAL in materia di formazione a distanza.

Nel corso del 2021, il nostro team di sviluppo ha coinvolto un gruppo di esperti di formazione nell’analisi preliminare alla creazione di un software dedicato a semplificare le procedure di ricerca, a gestire l’estrazione e la stampa dei report ed a migliorare il lavoro dei nostri clienti.

Il risultato di questa collaborazione è KeyMeeting Report, la nuova piattaforma cloud 100% integrata con KeyMeeting, che consente di effettuare ricerche mirate sulle singole sessioni e sui singoli partecipanti. L’applicativo offre il dettaglio di ogni informazione relativa alle presenze – inclusi i tempi di permanenza totali e parziali in sessione -, con possibilità di stampare report personalizzati in formato PDF non modificabile in tempo reale e di esportare i report in vari formati (Excel e XML).

Per maggiori informazioni su KeyMeeting Report, clicca qui.

Antonio Sanguinetti

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